Top 5 lợi ích của việc sử dụng OneDrive

Đã qua rồi cái thời vào văn phòng để truy cập thông tin công ty. Khái niệm làm việc từ xa đã lan rộng khắp các tổ chức trên toàn cầu và nhân viên đang trở nên năng suất hơn cho dù họ đang ở văn phòng hay đang di chuyển. Tuy nhiên, thực tế “làm việc từ mọi nơi” đang buộc các tổ chức phải hiển thị thông tin cho nhân viên của họ trong mọi thời điểm với khả năng phản hồi ngay lập tức các yêu cầu và bảo mật nội dung bí mật. Câu hỏi đặt ra là: “Tại sao các tổ chức và người dùng nên chọn sử dụng Microsoft OneDrive thay vì Dropbox, Google Drive hay Box?”

Xem thêm: 21 Phần Mềm Quản Lý KPI Miễn Phí, Hiệu Quả Nhất 3/2023

Có một số lý do rõ ràng khiến các tổ chức phải hướng tới sử dụng OneDrive:

• Tích hợp liền mạch vào Office 365
• Hỗ trợ hơn 270 định dạng tệp và 100 ngôn ngữ
• Bộ nhớ đám mây rẻ nhất hiện có
• Mã hóa an toàn thông qua Azure Information Protection

Nhưng đối với những người dùng thành thạo và các tổ chức yêu cầu một công cụ lưu trữ đám mây toàn diện và đồng bộ hóa tệp, lợi ích thực sự của việc sử dụng OneDrive là gì? OneDrive nên có nhiều lợi ích hơn việc chỉ là một giao diện dễ sử dụng và lưu trữ đám mây.

Dưới đây là năm lợi ích hàng đầu mà các tổ chức có thể mong đợi khi sử dụng OneDrive.

Lợi ích số 1: Tính khả dụng của OneDrive

OneDrive luôn hoạt động. Hãy yên tâm rằng người dùng luôn có thể truy cập nội dung được lưu trữ trên OneDrive. Trên thực tế, Microsoft đã cung cấp ít nhất 99,97% thời gian hoạt động kể từ năm 2015.

Tại sao thời gian hoạt động lại quan trọng? Và quan trọng hơn là làm cách nào mà Microsoft đạt được số liệu thống kê đáng kinh ngạc này?

Hãy phân tích bộ nhớ đám mây thực sự là gì:

• Về cơ bản, đám mây là phần hardware có kết nối bên ngoài — có thể là công cộng (internet) hoặc riêng tư (VPN).
• Trung tâm dữ liệu chứa phần cứng lưu trữ là nơi các tổ chức có thể tận dụng cơ sở hạ tầng, phần mềm và nền tảng “như một dịch vụ”.
• Thời gian hoạt động có thể được định nghĩa là tính khả dụng liên tục của một nền tảng. Với thời gian hoạt động tối thiểu là 99,97%, thời gian ngừng hoạt động được giới hạn ở 25,9 giây/ ngày hoặc khoảng 0,0002% phụ thuộc vào tiện ích đám mây mỗi năm.

Ngoài ra, Microsoft có khả năng chịu lỗi được tích hợp trong trung tâm dữ liệu của họ, cũng như chuyển đổi dự phòng sang các Availability Zones khác. Điều này có nghĩa là nếu một trung tâm dữ liệu ngừng hoạt động, một trung tâm dữ liệu khác sẽ trở thành trung tâm chính. Microsoft quản lý thời gian hoạt động thông qua khả năng dự phòng trên các trung tâm dữ liệu riêng biệt về mặt địa lý.

Lợi ích số 2: Khả năng tiếp cận

Ứng dụng OneDrive tự động đồng bộ hóa bất kỳ thay đổi nào ngay lập tức sau khi phát hiện kết nối internet, người dùng có thể tạm dừng đồng bộ hóa nếu họ đang truy cập OneDrive qua kết nối metered or tethered connection để có thể tiết kiệm chi phí băng thông.

Việc các trung tâm dữ liệu của Microsoft được trải rộng trên toàn cầu làm OneDrive trở thành nền tảng lưu trữ đám mây duy nhất có sẵn trên diện rộng trên mỗi lục địa.

Điều này đặc biệt hữu ích đối với các công ty Quốc tế. Với khả năng Multi-Geo trong OneDrive, các tổ chức có thể lưu trữ nội dung OneDrive đã được điều chỉnh cho phù hợp trong khu vực thông qua một đối tượng thuê. Giờ đây, các tổ chức có thể đáp ứng các yêu cầu lưu trữ dữ liệu cho mỗi vị trí địa lý vì dữ liệu được tạo và lưu trữ.

Hơn nữa, ứng dụng OneDrive khả dụng trên Windows, Mac, iOS, Android, Windows Phone và Xbox.

Khả năng Extended Sharing trong OneDrive

Cả phiên bản online và tập trung của OneDrive (thông qua ứng dụng khách đồng bộ) đều có khả năng extended sharing. Người dùng có thể chia sẻ nội dung ở cấp thư mục hoặc tệp với những người trong và ngoài tổ chức, cũng như với những người dùng ẩn danh chỉ bằng cách nhấp chuột phải vào nội dung và chọn tùy chọn “sharing”.

Khi tùy chọn “Share” được chọn, người dùng có tùy chọn người dùng mà họ muốn chia sẻ hoặc sao chép liên kết và gửi liên kết đó qua email cho người dùng để truy cập trực tiếp.

Việc có thể dễ dàng chia sẻ nội dung đòi hỏi phải đảm bảo rằng nội dung đó không vô tình bị chia sẻ với những người không đúng. Tuy nhiên, trước khi các tổ chức bắt đầu lo lắng liệu nội dung bí mật của họ có gặp rủi ro hay không, họ nên biết rằng Microsoft đã cung cấp các quản trị viên IT

Lợi ích số 3: Bảo mật của OneDrive

Việc có thể dễ dàng chia sẻ nội dung đòi hỏi phải đảm bảo rằng nội dung đó không vô tình bị chia sẻ với những người không đúng. Tuy nhiên, trước khi các tổ chức bắt đầu lo lắng liệu nội dung bí mật của họ có gặp rủi ro hay không, họ nên biết rằng Microsoft đã cung cấp cho quản trị viên IT các khả năng chia sẻ thông qua Trung tâm OneDrive admin.

Chúng có các dạng sau:

Quản trị viên có thể thiết lập nhiều mức chia sẻ khác nhau nếu họ cho là khả thi đối với tổ chức. Ngoài ra, họ có thể làm hết hạn liên kết nên người dùng nên dùng nội dung trong một khoảng thời gian quy định.

Ngoài ra, quản trị viên có thể chọn các quyền mà người dùng được phép cấp cho người khác khi họ muốn chia sẻ nội dung. Vì nhiều người dùng muốn chia sẻ nội dung với những người không thuộc tổ chức nên tùy chọn External Sharing được thiết lập.

Với bốn cấp độ external sharing, các tổ chức hiện có thể kiểm soát hoàn toàn cách người dùng chia sẻ nội dung được lưu trữ trong cả OneDrive và SharePoint. Các tùy chọn khác bao gồm Device Access, cũng như kéo theo các quy trình tuân thủ từ Security and Compliance Center thông qua việc sử dụng DLP,  Retention, and eDiscovery.

Nếu các tổ chức không hài lòng với mức độ bảo mật đó, quản trị viên có thể tìm hiểu các tùy chọn có sẵn thông qua cổng Azure’s Information Protection, nơi quản trị viên có thể định cấu hình các chính sách Office Document đóng gói các tính năng Rights Management, chẳng hạn như lock nội dung để người dùng không thể sao chép, chuyển tiếp và cắt nội dung ra khỏi tài liệu được chia sẻ.

Lợi ích số 4: Làm việc ngoại tuyến

Mục đích chính của việc có một ứng dụng lưu trữ đám mây là để người dùng có thể làm việc với nội dung một cách toàn diện.

Với ứng dụng OneDrive, người dùng có thể tải nội dung xuống máy trạm của họ và làm việc với nội dung mà không cần phải kết nối với internet. Điều này đặc biệt hiệu quả khi đi du lịch hoặc khi người dùng không có quyền truy cập internet.

Khi người dùng kết nối với internet, các tài liệu sẽ tự động được đồng bộ hóa trở lại bộ nhớ OneDrive lưu trữ trên đám mây. Điều này không phải là độc nhất đối với các ứng dụng lưu trữ đám mây khác, như Dropbox và Box, nhưng ứng dụng OneDrive có một tính năng làm cho nó khác biệt với phần còn lại:

Tích hợp Microsoft Office

Với sự kết hợp giữa Office 2016 và OneDrive, người dùng có thể chia sẻ tệp trực tiếp từ các ứng dụng Office 2016, bao gồm Microsoft Visio.

Với tính năng này, người dùng không phải chuyển hướng khỏi digital asset mà họ đang làm việc. Việc này cải thiện hiệu quả hệ sinh thái cộng tác, vì người dùng có thể đồng thời làm việc trên một tài liệu và yêu cầu nhóm của họ cung cấp thông tin chi tiết, nhận xét và đề xuất.

Khi được thêm vào, người dùng có thể xem tài liệu được chia sẻ với ai, cũng như bất kỳ hoạt động nào được liên kết với tài liệu ngay bên trong ứng dụng Office.

Lợi ích số 5: Đồng bộ File On-Demand 

Tính năng này rất tốt cho người dùng làm việc trên nhiều thiết bị. 

Giờ đây, người dùng không phải đồng bộ hóa toàn bộ cấu trúc OneDrive. Thay vào đó, họ chỉ cần chọn tệp nào được cung cấp trên một số thiết bị nhất định. Việc lưu trữ trên điện thoại di động và máy tính bảng có chi phí cao và thường không thể mở rộng, người dùng có quyền tự do đồng bộ hóa tài liệu mà họ muốn mang theo trên tất cả các thiết bị của họ.

Tuy nhiên, File On-Demand không được bật theo mặc định, vì vậy người dùng phải tự đến cài đặt để bật.

Sau khi được bật, người dùng sẽ có sẵn 3 tùy chọn mới:

• Online-only Files: Những tệp này sẽ luôn hiển thị trong File Explorer và sẽ chỉ tải xuống thiết bị của bạn khi bạn mở nó. Lưu ý: Người dùng sẽ phải kết nối Internet để mở tệp.
• Locally available files: Được mở dưới dạng tệp trực tuyến. Tuy nhiên, sự khác biệt là người dùng không cần truy cập internet để mở tệp, vì nó được lưu trong bộ nhớ cache cục bộ.
• Always available files: Các tệp này được chọn để có sẵn trên một thiết bị cụ thể. Và sẽ luôn khả dụng, ngay cả khi người dùng ngoại tuyến.

Tham khảo thêm:

• QC Là Gì? Nghề QC Như Thế Nào? Các Phương Pháp QC?

• 7 Kỹ Năng Mềm Được Nhà Tuyển Dụng Đánh Giá Cao

• TreeSize Free – Phần mềm quét nhanh kích thước thư mục [2023]

Dưới đây là một số điểm cần lưu ý khi làm việc với Files On-Demand:

• Khi xóa online-only file khỏi thiết bị, Files On-Demand cũng xóa tệp khỏi OneDrive và chuyển tệp đó vào Thùng rác. Người dùng có 30 ngày để khôi phục tệp trước khi tệp bị xóa vĩnh viễn.
• Các tệp online-only files sẽ có sẵn thông qua tìm kiếm trên máy tính để bàn, nhưng người dùng sẽ không thể tìm kiếm nội dung bên trong tệp, vì nội dung không được lập chỉ mục.
• Việc di chuyển các tệp online-only files bên trong thư mục OneDrive không ảnh hưởng đến trạng thái của tệp, nó sẽ vẫn chỉ trực tuyến. Nếu người dùng di chuyển ra khỏi thư mục OneDrive, nó sẽ được tải xuống thư mục đã chọn trên thiết bị.

Kết luận

Microsoft đã có một thời gian dài kể từ khi có tên groove.exe. OneDrive là một sản phẩm cấp doanh nghiệp và đã trở thành một nền tảng đáng tin cậy để làm việc, chia sẻ và lưu trữ nội dung. Các tổ chức hiện có thể quản lý nội dung mà người dùng tạo và cộng tác. Người dùng hiện có thể làm việc với nội dung được bảo mật đúng cách. Tóm lại, OneDrive cho đến nay là sản phẩm lưu trữ cá nhân dễ dàng nhất, được bảo mật tốt và tích hợp nhất hiện có trên thị trường.

Nguồn tham khảo: Top 5 Benefits of Using OneDrive for Business