ERP là gì? Vai trò của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp

Phần mềm ERP rất quan trọng trong việc điều hành một doanh nghiệp. Chúng ta có thể hiểu ERP chính là hoạch định nguồn lực và ứng dụng công nghệ trong việc quản lý kinh doanh. Cụ thể ERP là gì? Phần mềm ERP có vai trò gì đối với một doanh nghiệp? Hãy cùng TopOnSeek tìm hiểu nhé!

Phần mềm quản lý ERP là gì? Từ viết tắt của ERP 

ERP là viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning có ý nghĩa như sau:

• Enterprise: Có nghĩa là doanh nghiệp sử dụng phần mềm.
• Resource: Là tài nguyên của doanh nghiệp đó bao gồm cả nhân viên.
• Planning: Là lập ra kế hoạch để sử dụng các tài nguyên của doanh nghiệp. 

Thông qua giải thích nghĩa từng phần như trên, chúng ta có thể hiểu ERP chính là hoạch định nguồn lực, ứng dụng công nghệ vào việc quản lý các hoạt động kinh doanh, lưu trữ, thu thập dữ liệu và phân tích thông qua những công cụ được tích hợp. Từ đó, các nguồn tài nguyên sẽ được quản lý và đạt được hiệu quả cao hơn so với cách truyền thống. 

Mục đích xây dựng phần mềm ERP chính là giúp cho chủ sở hữu có thể đồng bộ các khâu vận hành, phòng ban, hoạt động bán hàng của doanh nghiệp, quản lý nhân sự, doanh thu,… giúp tối ưu việc quản lý và tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp. 

>>> Bạn có thể tham khảo:

CDP (Customer Data Platform) là gì?

API Gateway là gì? 6 lợi ích của API Gateway đối với một hệ thống microservice

Data Warehouse (Kho dữ liệu) là gì? Những thông tin tổng quan về kho dữ liệu

Bảng chú giải thuật ngữ về ERP và khái niệm cơ bản 

Có rất nhiều thuật ngữ liên quan đến hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Dưới đây là khái niệm quan trọng nhất về thuật ngữ ERP mà bạn cần nắm rõ: 

• Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP): Sử dụng công cụ quản lý quy trình kinh doanh để quản lý thông tin doanh nghiệp.

• ERP tại chỗ: Phần mềm ERP được cài đặt cục bộ trên phần cứng, máy chủ và được quản lý bởi bộ phận CNTT của công ty. 
• ERP đám mây: Phần mềm ERP được quản lý ngoài địa điểm bởi nhà cung cấp. 
• Quản lý chuỗi cung ứng: Hàng hóa và dịch vụ từ điểm cung cấp đến điểm tiêu dùng.
• Nhà cung cấp thứ ba: Doanh nghiệp hoặc đối tác tích hợp vào hệ thống ERP.
• Giải pháp di động: Truy cập dữ liệu từ phần mềm ERP bằng thiết bị di động.
• Quản lý quan hệ khách hàng: Sử dụng để tương tác với khách hàng.

Hệ thống ERP là gì ?

Hệ thống ERP là viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning Systems. Về khái niệm thì hệ thống ERP không khác gì so với phần mềm ERP. Nhưng trên thực tế, các doanh nghiệp ở quy mô lớn thì giữa những phòng ban sẽ sử dụng một phần mềm khác nhau để phù hợp với từng bộ phận. Vì thế, nếu các phòng ban cần phối hợp với nhau thì sẽ gặp khá nhiều khó khăn và tốn kém thời gian nhưng chưa chắc đảm bảo được hiệu quả. Lúc này, ERP sẽ giúp bạn tích hợp tất cả thông tin cần thiết trong một hệ thống một cách dễ dàng.

Hệ thống ERP hoàn chỉnh sẽ có những tính năng sau: Quản lý bán hàng, quản lý đơn hàng, quản lý mua hàng, quản lý tài chính, quản lý chuỗi sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý chất lượng, quản lý kho, quản lý dự án, quản lý vòng đời sản phẩm. 

Lợi ích, vai trò và các Modul trong ERP

Phần mềm ERP được biết đến như một hệ thống lưu trữ và quản lý toàn bộ thông tin và quy trình làm việc của một doanh nghiệp. Chúng đang đóng một vai trò rất quan trọng trong việc đạt được những lợi ích như sau:

Quản trị tài chính  

Nhằm nắm được chính xác tất cả số liệu, thông tin tài chính của một doanh nghiệp thì bắt buộc người quản lý phải nắm rõ số liệu, chỉ số báo cáo của từng bộ phận, phòng ban khác nhau nên rất dễ xảy chênh lệch, thiếu đồng nhất. 

Lúc này, ERP sẽ giúp cho bạn giải quyết vấn đề rất dễ dàng. Dữ liệu sẽ được lưu trữ và được tất cả các bộ phận của công ty sử dụng. Khi gặp vấn đề hoặc thay đổi bất thường, thì lúc này ERP sẽ chỉ ra và tính toán lại cho trùng khớp và tránh sai sót. Ngoài ra, chủ doanh nghiệp có thể bám sát tình hình tài chính của công ty bất cứ lúc nào mà không cần phải chờ đến cuối tháng, từ đó kịp thời đưa ra hướng giải quyết phù hợp nếu tài chính gặp vấn đề. 

Quản trị nhân lực

Muốn quản lý hàng chục nhân công cùng một lúc là chuyện không hề dễ dàng, đặc biệt đối với những doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh khắp cả nước. Lúc này, ERP sẽ giúp bạn quản lý được khung giờ làm việc, mức độ hoàn thành của mỗi nhân công. Từ đó, doanh nghiệp sẽ kịp thời điều chỉnh hợp lý.

Nâng cao hiệu suất làm việc 

Doanh nghiệp càng lớn thì đi đôi với lượng công việc càng nhiều. Sẽ đòi hỏi nhiều công đoạn phức tạp hơn trong quá trình sản xuất và vận hành. Lúc này, ERP sẽ giúp bạn tự động hóa quy trình sản xuất, quản lý và đóng gói hiệu quả. Từ đó sẽ thúc đẩy tăng năng suất làm việc và giảm số lượng nhân sự không cần thiết.

Quản lý tồn kho

Để kiểm soát hàng tồn kho, nguyên liệu tốn rất nhiều thời gian, nhân lực và công sức. Lúc này. ERP sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng hàng hóa đang nằm trong kho, từ nắm rõ được tình hình và điều chỉnh lại hàng hóa để tránh lãng phí. 

Quản lý thông tin khách hàng

Khách hàng là nguồn lợi nhuận rất lớn đối với doanh nghiệp. Vì thế, hoạt động chăm sóc khách hàng, khiến họ phải tiếp tục sử dụng sản phẩm và trở thành đối tác lâu dài với doanh nghiệp cần được đặt lên hàng đầu. Lúc này, chức năng của ERP sẽ giúp lưu trữ đầy đủ thông tin về khách hàng. Từ đó, sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ được thông tin và phục vụ khách hàng tốt hơn. 

Doanh nghiệp cần đến ERP khi nào? 

Ở những thời điểm khác nhau, doanh nghiệp sẽ đương đầu với khó khăn và thách thức khác nhau. Vì thế, một câu hỏi đặt ra rất lớn là khi nào thì nên đầu tư vào hoạch định nguồn lực doanh nghiệp và có nên đầu tư hay không? 

Nếu doanh nghiệp của bạn đáp ứng đầy đủ những tiêu chí dưới đây thì bạn nên sử dụng phần mềm ERP để quản lý doanh nghiệp tốt hơn: 

• Các thành viên dành quá nhiều thời gian vào nhiệm vụ mà có thể hợp lý hóa hoặc tự động hóa.
• Bạn không có quyền truy cập dễ dàng vào những dữ liệu mà bạn cần để đưa ra những quyết định sáng suốt cho doanh nghiệp.
• Hợp tác với nhà cung cấp hoặc ứng dụng bên thứ ba trên toàn cầu. 
• Doanh nghiệp đang có quá nhiều phần mềm, quy trình khác nhau đã triển khai được nhiều năm nhưng chưa được liên kết với nhau. 
• Không biết được mức độ hàng tồn kho của công ty là bao nhiêu.
• Doanh nghiệp dành quá nhiều thời gian vào việc tìm kiếm thông tin, tăng năng suất, hiệu quả, tích hợp những công cụ cần thiết để thay đổi quy mô. Các nhóm trong cùng công ty không dễ dàng cộng tác với nhau để chia sẻ thông tin. 
• Không truy cập được vào thông tin, dữ liệu kinh doanh khi ở ngoài địa điểm.
• Đang gặp sự cố khi thay đổi các quy định của công ty.
• Tìm ra nguyên nhân, cách khắc phục khi gặp sự cố quá trễ.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang có ít nhất từ 60 đến 70% danh sách ở trên, thì đã đến lúc bạn nên tìm hiểu về hệ thống ERP là gì. 

2 loại giải pháp ERP phổ biến hiện nay cho doanh nghiệp 

Hiện nay, trên thị trường có 2 loại giải pháp ERP chính là trên đám mây và tại chỗ:

• ERP tại chỗ sẽ được triển khai cục bộ trên phần cứng, máy chủ và được quản lý bởi nhân viên CNTT của công ty. Thông thường, các doanh nghiệp chọn giải pháp này vì muốn khả năng tự quản lý tốt hơn so với việc triển khai.

• Phần mềm đám mây ERP sẽ có giao diện khá giống với ERP truyền thống. Tuy nhiên, về phần triển khai sẽ có sự khác biệt khá lớn. Thay vì lưu trữ máy chủ và phần cứng tại chỗ giống như ERP truyền thống thì nhà cung cấp ERP đám mây sẽ lưu trữ giúp bạn. Chỉ cần đăng nhập vào trang web lưu trữ trực tuyến là có thể truy cập vào ERP đám mây. 

Các bước chọn đúng giải pháp ERP là gì?

Nếu bạn đang muốn tìm kiếm giải pháp ERP hoặc cần nâng cao hệ thống hiện có, thì hãy tham khảo 8 bước dưới đây nhé: 

• Bước 1: Đánh giá – Các thành viên lãnh đạo tập trung và trao đổi về sơ bộ ERP. Đảm bảo rằng mọi người hiểu rõ về cách đánh giá của nhà cung cấp. 
• Bước 2: Tạo bản đánh giá – Xem xét nghiêm túc xem doanh nghiệp của bạn hoạt động tốt lĩnh vực nào. Bạn cần phải làm gì để thay đổi, cải tiến những lĩnh vực chưa tốt. 
• Bước 3: Thiết lập tiêu chuẩn – Phát triển ra một tiêu chuẩn cụ thể để đánh giá nhà cung cấp. Gồm những tính năng, nền tảng, giá và những gì bạn cho rằng chúng quan trọng khi đánh giá.
• Bước 4: Lên lịch tư vấn – Lên lịch cuộc gọi, cuộc họp trực tiếp hoặc giới thiệu trực tuyến với các đại diện bán hàng, chuyên gia sản phẩm. 
• Bước 5: Tạo danh sách rút gọn – Thu dẹp danh sách xuống tầm 2 – 3 ứng viên tiềm năng nhất.
• Bước 6: Liên hệ – Liên hệ nhà cung cấp trên danh sách rút gọn và lên lịch cuộc gọi để tìm hiểu về sản phẩm của họ. 
• Bước 7: Chuẩn bị câu hỏi bạn đang quan ngại – Chuẩn bị những câu hỏi bạn muốn nhà cung cấp giải quyết.
• Bước 8: Kiểm tra tham chiếu nhà cung cấp – Trao đổi với những công ty đã triển khai hệ thống ERP từ nhà cung cấp bạn đang xem xét. Thu thập tất cả thông tin  từ họ để đưa ra quyết định cuối cùng. 

>>> Bạn có thể tham khảo:

ERP là gì? Top 10 phần mềm ERP tốt nhất

21 Phần Mềm Quản Lý KPI Miễn Phí, Hiệu Quả Nhất 3/2023

Top 19 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất năm 2023

Những hỏi thường gặp

Kết luận

ERP là hệ thống mạnh mẽ và luôn là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp. Cũng giống như bất những hệ thống khác, ERP cũng tồn tại những điều chưa hoàn hảo và đòi hỏi doanh nghiệp phải phát hiện và khắc phục kịp thời. Bài viết này, chúng tôi đã giúp bạn nắm rõ  hơn về phần mềm ERP là gì. Hãy xem thêm các thông tin bổ ích khác tại Blog TopOnSeek nhé!