Mẫu lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện, thương hiệu hiệu quả

Trước khi thực hiện một chiến dịch quảng bá, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch truyền thông cụ thể và đúng mục tiêu. Đây sẽ là bản tổng hợp các thông tin giúp thương hiệu định hình được mục tiêu và giá trị mà mình muốn hướng tới cho khách hàng. Bên cạnh đó, kế hoạch truyền thông còn là cơ sở để doanh nghiệp đánh giá và nâng cao hoạt động quảng cáo. Vậy làm thế nào để dậy dựng Communication Plan? Hãy để TopOnSeek bật mí cho bạn qua bài viết dưới đây nhé.

Xem thêm: Outsource là gì? Nên chọn công ty Outsource hay Product thì tốt?

Kế hoạch truyền thông là gì?

Kế hoạch truyền thông (Communication Plan) tập hợp tất cả những thông tin liên quan đến tệp khách hàng mục tiêu, phương tiện truyền thông, chiến lược, công cụ và thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến người xem. Đồng thời, Communication Plan còn đề ra các hạng mục chi tiết và phương án tiếp cận, giải quyết những nội dung mà thương hiệu đã đề ra.

Trong quá trình xây dựng kế hoạch truyền thông Marketing, doanh nghiệp cần xác định đâu là phương pháp khả thi và chuẩn bị sẵn những phương án dự phòng cho trường hợp xấu nhất.

Xem thêm: IMC là gì? 6 công cụ truyền thông Marketing tích hợp cho doanh nghiệp

Cấu trúc cơ bản của kế hoạch truyền thông là gì?

Khi lập kế hoạch truyền thông, các Marketer cần nắm được tổng quan bên trong và bên ngoài công ty. Đây sẽ là cơ sở giúp bạn tiến hành xây dựng Communication Plan một cách hiệu quả. Sau đây là cấu trúc cơ bản của kế hoạch truyền thông mà bạn có thể tham khảo nhé.

Phần phân tích tổng quan

Trước khi xây dựng kế hoạch truyền thông, tổng quan về sự kiện và thị trường là một phần không thể thiếu. Nếu không phân tích các yếu tố nội bộ và bên ngoài, bạn sẽ không thể xác định được mục tiêu. Cùng tìm hiểu ngay những việc bạn cần phải làm để có bản kế hoạch chuẩn chỉnh nhé.

Xem thêm:

• Marcom là gì? Marketing Communication gồm những gì?
• Guideline là gì? Vai trò Guideline trong phát triển thương hiệu

Bối cảnh diễn ra sự kiện

Một trong những thông tin đầu tiên bạn cần phân tích là bối cảnh diễn ra sự kiện. Cụ thể, đây là những nội dung liên quan đến thương hiệu và event sắp tới. Sau đây là gợi ý cho một số thông tin bạn cần xác định: 

• Thương hiệu đang có vị trí như thế nào trên thị trường?
• Sự kiện diễn ra của bạn có mục đích và nội dung là gì?
• Tổng hợp các sự kiện có trong kế hoạch truyền thông.
• Những cột mốc thời gian quan trọng trong sự kiện.
• Khách mời, nhân vật chính và đối tác của sự kiện là ai?

Tổng quan về môi trường bên ngoài

Tiếp theo, bạn hãy xác định các yếu tố liên quan đến thị trường mà doanh nghiệp đang kinh doanh. Hai mô hình phổ biến nhất mà bạn có thể tham khảo để nắm được tổng quan môi trường bên ngoài là:

• Mô hình PEST: Mô hình này sẽ gồm có những yếu tố liên quan đến tình hình kinh tế, chính trị, xã hội và công nghệ. Thông qua đó, doanh nghiệp sẽ xác định được đâu là những ảnh hưởng của thị trường lên quá trình tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, mô hình này chỉ phù hợp để phân tích khi bạn thực hiện các event lớn.
• Mô hình SWOT: Nhờ vào SWOT, doanh nghiệp sẽ biết đâu là những điểm mạnh và điểm yếu của mình. Đồng thời, bạn cũng có thêm thông tin về những cơ hội và thách thức mà thị trường sẽ tác động lên sự kiện. Thông qua đó, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn bao quát hơn về những gì đang diễn ra bên ngoài.

Các đối tượng liên quan

Một sự kiện khi tổ chức cần có khách hàng, đơn vị tài trợ (Sponsor), đối tác truyền thông hoặc nhà đầu tư. Những đối tượng này đều có các đặc điểm và nhu cầu riêng khi tham gia sự kiện. Do đó, bạn cần phân tích thật kỹ và tính toán những phương án dự trù về các yếu tố liên quan trong kế hoạch truyền thông để event diễn ra tốt đẹp.

Lập kế hoạch

Sau khi đã có được thông tin bao quát về sự kiện và thị trường bên ngoài, đây là lúc bạn có thể bắt tay xây dựng kế hoạch truyền thông Marketing. Cùng TopOnSeek khám phá xem Communication Plan cần phải có những gì nhé.

Xem thêm: Kỹ năng truyền thông là gì? 3 cách cải thiện kỹ năng kỹ năng truyền thông

Mục tiêu

Để có thể xây dựng bản kế hoạch, bạn hãy xác định mục tiêu mình muốn hướng tới. Cụ thể, bạn nên trả lời cho câu hỏi đâu là kết quả cuối cùng mình muốn đạt được trong quá trình làm Communication Plan.

Đặc biệt, người làm kế hoạch phải luôn ghi nhớ và phân biệt giữa mục tiêu truyền thông và kinh doanh. Những gì bạn đặt ra cho Communication Plan sẽ mang tính chất ngắn hạn trong khoảng thời gian tổ chức sự kiện. Bên cạnh đó, bạn cũng cần sử dụng mô hình SMART để đo lường những mục tiêu mình hướng đến.

Công chúng mục tiêu

Một bản kế hoạch không thể thiếu đối tượng mục tiêu mà doanh nghiệp hướng đến. Nói cách khác, bạn phải xác định đâu là nhân vật chính của sự kiện. Điều này sẽ giúp bạn định hình được chiến lược truyền thông cũng như xây dựng thông điệp một cách phù hợp. Một số gợi ý về công chúng mục tiêu (Target Audience) là:

• Những người có tiếng nói đối với cộng đồng như 
• Những chuyên gia về một lĩnh vực cụ thể
• Đơn vị trực thuộc Chính phủ
• Nhân viên đến từ các doanh nghiệp
• Các hội nhóm và khách hàng trên Social Media
• Cơ quan ngôn luận hoặc báo chí

Xem thêm:

• Làm KOL là gì? Và đâu là cách để thành công với nghề KOL
• KOC là gì? Và từ KOL có thể trở thành KOC được không?
• Celeb là gì? Nghệ thuật sử dụng Celeb trong truyền thông – Marketing

Chiến lược

Để sự kiện diễn ra thành công và hiệu quả, doanh nghiệp cần có chiến lược rõ ràng. Đây sẽ là cơ sở giúp bạn định hình mình cần phải làm gì và tiếp cận đối tượng mục tiêu như thế nào. Để làm được điều đó, bạn hãy tìm câu trả lời cho những câu hỏi sau:

• Doanh nghiệp sẽ sử dụng công cụ gì để truyền thông?
• Làm thế nào để công chúng tiếp cận được nhiều thông tin nhất?
• Cách thức tiếp cận khách hàng là gì?
• Làm thế nào để truyền thông trên các trang báo, mạng xã hội hiệu quả?

Tuyên bố

Sau khi xác định chiến lược, doanh nghiệp sẽ thực hiện tuyên bố toàn bộ quy trình của sự kiện trong 1 đến 2 câu. Người làm kế hoạch truyền thông cần tập trung và xây dựng các hoạt động xoay quanh phần này.  

Thông điệp truyền thông

Bản kế hoạch hoàn hảo cần có thông điệp truyền thông ấn tượng và đầy sức hút. Tuy nhiên, để có được key message phù hợp và chứa đựng nhiều giá trị, bạn hãy lưu ý một số vấn đề sau:

• Doanh nghiệp phải sáng tạo thông điệp phù hợp với đối tượng mục tiêu.
• Thông điệp nên mang sự mới mẻ và làm nổi bật lên thương hiệu.
• Bạn có thể cài cắm những con số hoặc tên riêng để nội dung của thông điệp được rõ ràng.
• Thông điệp phải bao quát được toàn bộ chiến dịch.

Xem thêm: Key visual là gì? “Bí kíp” tạo key visual thu hút khách hàng

Chiến thuật tiến hành

Để bản kế hoạch Marketing trở nên hiệu quả, doanh nghiệp cần có chiến thuật độc đáo và cụ thể. Một điểm bạn cần lưu ý là chiến lược thực hiện phải phù hợp với Communication Plan và có tính khả thi cao. Ngoài ra, bạn cũng nên chuẩn bị thêm nhiều phương án dự phòng để thay đổi nếu có vấn đề xảy ra.

Dự trù kinh phí

Trước khi tiến hành sự kiện, doanh nghiệp phải cân nhắc rất nhiều đến kinh phí thực hiện. Do đó, bạn hãy xem xét ngân sách và tình hình tài chính để đưa ra dự trù chi phí phù hợp. Đặc biệt, người xây dựng kế hoạch cũng phải cân đo đong đếm và điều chỉnh nhiều hạng mục để số tiền đầu tư không vượt quá khoảng quy định ban đầu.

Tiêu chí đánh giá

Việc tiếp theo bạn cần thực hiện cho cấu trúc của kế hoạch truyền thông là làm bảng các tiêu chí đánh giá. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đo lường được hiệu quả cũng như những mặt hạn chế trong quá trình tổ chức sự kiện. Ngoài ra, các tiêu chí phải phù hợp và có liên quan đến những quy trình bạn đã xây dựng.

Các bước xây dựng kế hoạch truyền thông Marketing cho sản phẩm hiệu quả

Sau khi tìm hiểu về cấu trúc, chắc hẳn bạn đã nắm được những yếu tố cần phải có trong Communication Plan. Ngay bây giờ, bạn đã có đủ dữ liệu và thông tin để xây dựng bản kế hoạch hoàn chỉnh. Cùng tìm hiểu các bước lập Communication Plan sau đây nhé.

Xem thêm: Xây dựng truyền thông đa phương tiện

Bước 1: Phân tích tổng quan bằng mô hình SWOT

Để có được hướng đi chính xác cho kế hoạch truyền thông, bạn hãy phân tích tổng quan bằng mô hình SWOT. Cụ thể, doanh nghiệp sẽ biết được đâu là những yếu tố bên trong và bên ngoài có tác động trực tiếp đến quy trình của mình. Đồng thời, bạn cũng nắm rõ hơn về điểm mạnh và yếu điểm của công ty để xây dựng chiến lược hiệu quả.

Bước 2: Xác định mục tiêu truyền thông

Doanh nghiệp hãy tự hỏi đâu là mục tiêu và kết quả mà mình muốn hướng đến cho sự kiện lần này? Thông qua đó, bạn có thể vận hành và thực hiện các hoạt động xoay quanh target của mình.

Bước 3: Xác định công chúng mục tiêu

Một sự kiện được tổ chức không thể thiếu công chúng mục tiêu. Đâu sẽ là đối tượng mà doanh nghiệp muốn tác động và lan tỏa thông điệp của chiến dịch? Để trả lời cho câu hỏi này, bạn hãy nghiên cứu rõ nét về chân dung và hành vi khách hàng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần tìm lý do vì sao mình lại chọn nhóm đối tượng đó làm công chúng mục tiêu.

Bước 4: Xác định thông điệp cho kế hoạch truyền thông

Để kế hoạch truyền thông Marketing lan tỏa rộng rãi, bạn cần có thông điệp riêng. Đây chính là yếu tố giúp doanh nghiệp chứng minh được giá trị mình mang lại. Bên cạnh đó, thông điệp cũng giúp người tiêu dùng quan tâm đến dịch vụ và sản phẩm của công ty. Do đó, bạn hãy tìm hiểu về nỗi đau và nhu cầu của tệp khách hàng mục tiêu để sáng tạo key message phù hợp.

Bước 5: Thiết kế truyền thông

Bước quan trọng tiếp theo là thiết kế truyền thông. Để bản kế hoạch của bạn thêm hoàn hảo, doanh nghiệp hãy quan tâm đến 3 yếu tố quan trọng sau:

• Chiến lược thông điệp truyền thông (Message strategy)
• Chiến lược hình thức sáng tạo (Creative strategy)
• Nguồn truyền và trao đổi thông điệp (Message source).

Xem ngay: Strategy vs tactics sự khác biệt là gì?

Bước 6: Xác định kênh truyền thông phù hợp

Thông thường, mỗi kế hoạch đều có kênh truyền thông khác nhau. Do đó, bạn hãy cân nhắc thật kỹ trước khi lựa chọn để sự kiện có độ nhận diện cao. Cụ thể, doanh nghiệp cần xác định kế hoạch của mình sẽ sử dụng Social Media, báo chí hay truyền hình để truyền thông chính.

Bước 7: Xác định ngân sách và chiến lược truyền thông

Công ty của bạn muốn đầu tư bao nhiêu ngân sách vào kế hoạch lần này? Đây sẽ là câu hỏi bạn cần xác định thật kỹ để lập dự trù kinh phí chi tiết. Bên cạnh đó, bạn cũng cần xác định chiến lược truyền thông rõ ràng để sự kiện nhận được kết quả tốt nhất. Cụ thể, bạn hãy liệt kê ít nhất 2 hoặc 3 cách trong bản kế hoạch để tiếp cận nhóm công chúng mục tiêu.

Bước 8: Tạo thời gian biểu

Nhằm đảm bảo tiến độ của bản kế hoạch, bạn hãy tiến hành xây dựng thời gian biểu cho mỗi hạng mục. Điều này giúp phòng ban Marketing cũng như doanh nghiệp tuân theo theo đúng timeline truyền thông. Bên cạnh đó, các mục tiêu cũng được triển khai nhịp nhàng và không xảy ra tình trạng trì trệ.

Bước 9: Đo lường hiệu quả và báo cáo

Trong quá trình lập kế hoạch truyền thông, doanh nghiệp phải đưa ra tiêu chí và đo lường kết quả mình đã thực hiện. Nhờ đó, bạn sẽ hình dung được khối lượng công việc cũng như đánh giá hiệu suất làm việc. Đây cũng là cơ sở giúp bạn nhận ra được một số lỗ hổng trong bản kế hoạch và tìm cách khắc phục.

Mẫu kế hoạch truyền thông cho sự kiện, thương hiệu

Để xây dựng kế hoạch truyền thông Marketing, bạn cần hoàn chỉnh cấu trúc cũng như thực hiện theo quy trình rõ ràng. Nếu vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc lập Communication Plan, bạn hãy cùng TopOnSeek tham khảo bảng mẫu sau đây nhé.

Xây dựng kế hoạch truyền thông là quy trình mà doanh nghiệp nào cũng phải trải qua khi làm chiến dịch. Nhờ vào Communication Plan, bạn sẽ định hướng được những việc công ty cần phải làm để tăng độ nhận diện sản phẩm và tiếp cận tệp khách hàng mục tiêu. Qua đó, doanh nghiệp có thể phát triển và đẩy mạnh doanh số bán hàng. Nếu bạn còn thắc mắc về cách lập kế hoạch truyền thông, hãy liên hệ ngay TopOnSeek để được giải đáp nhé.

Xem thêm: 7 bước lập kế hoạch Marketing hiệu quả cho doanh nghiệp 2023