Proposal là gì? Hướng dẫn cách viết Proposal ấn tượng

Có thể nói Proposal chính là chìa khóa để dẫn đến hiệu quả trong việc kinh doanh và tiếp thị. Đây không chỉ là “chiếc chìa khoá” dành riêng cho dành các Agency mà còn cho tất cả các khách hàng và doanh nghiệp. Để tìm hiểu kỹ hơn về Proposal là gì cũng như những cách viết Proposal ấn tượng, hãy cùng TopOnSeek tham khảo bài viết sau đây!

Proposal là gì?

Proposal là thuật ngữ dùng để chỉ những đề xuất và nội dung với mục đích trình bày các thông tin, hình ảnh, kế hoạch hoặc cách thức tổ chức sự kiện cần thiết cho một dự án hoặc công trình sao cho đạt được mục tiêu đề ra ban đầu. Có thể nói, Proposal chính là hình thức trình bày mang tính trang trọng về phần nội dung của Agency nhằm gửi cho đối tác hoặc khách hàng (Client).

Cấu trúc nội dung của một Proposal gồm những gì?

Để có thể viết được một Proposal ấn tượng, thu hút người nghe, đầu tiên bạn cần nắm rõ cấu trúc của một Proposal là gì. Tuỳ vào từng loại hình sản phẩm hay dịch vụ bạn định trình bày mà cấu trúc của một Proposal có thể khác nhau. Tuy nhiên, các Proposal cần có đủ bốn phần chính sau đây:

Phần 1: Giới thiệu – An introduction

Trước hết, một Proposal đầy đủ bắt buộc phải có phần giới thiệu tổng quát trình bày các thông tin cơ bản liên quan đến nội dung bài mà bạn sẽ trình bày. Phần giới thiệu này nhằm giúp khách hàng có cái nhìn tổng quát nhất về những ý tưởng mà bạn sẽ đề xuất tiếp theo. Nội dung cụ thể trong phần giới thiệu gồm có:

• Tên dự án.
• Giới thiệu sơ lược về bản thân và trình bày những lý do dẫn đến việc thuyết trình bản Proposal này.
• Những ai tham gia trong dự án này và ai là người chịu trách nhiệm chính?
• Tóm tắt khung nội dung chính của buổi thuyết trình.
• Những thông tin liên hệ chi tiết.

Phần 2: Đặt khách hàng là trung tâm – Client-centered

Bản Proposal của bạn có thành công hay không chính là nhờ vào phần này. Với bất kỳ dự án, ý tưởng hay sản phẩm nào được đưa ra cũng cần có chung một mục đích chính là “hướng vào khách hàng, đối tác và tìm hiểu các thông tin về nhu cầu xem họ đang muốn gì”, sau đó mới có thể đưa đến các sản phẩm nhắm vào các nhóm khách hàng và đối tác mục tiêu. Nếu thực hiện tốt được phần này thì cơ hội nhận được sự ủng hộ từ phía khách hàng cho bản Proposal của bạn sẽ rất cao. Phần này cần có các nội dung sau đây:

• Lý do triển khai dự án là gì (nhu cầu khách hàng như thế nào, tại sao khách hàng/đối tác nên đầu tư hoặc hợp tác vào dự án)
• Thời gian và địa điểm diễn ra dự án
• Lợi ích mà hai bên sẽ nhận được là gì
• Timeline thực hiện các công việc
• Kinh phí dự trù khi đầu tư

Phần 3: Diễn tả nội dung dự án một cách chi tiết

Sau khi đã nêu rõ nhu cầu, mong muốn và mối quan tâm của khách hàng trong Phần 2, bạn nên nêu cụ thể và chính xác các đề xuất và ý tưởng của mình để giải quyết chúng ở phần 3. Phần này sẽ trình bày kế hoạch triển khai chi tiết giúp khách hàng nắm bắt nội dung dự án và phương thức đề xuất một cách chi tiết hơn.

Thông thường, phần này của Proposal  tập trung trả lời một câu hỏi “làm thế nào”, ví dụ:  Đề xuất của bạn sẽ giải quyết các vấn đề trên như thế nào, giải pháp dự án của bạn mang lại lợi ích cho khách hàng như thế nào, khách hàng cảm thấy thế nào sau khi chọn dự án của bạn,…

Đối với các Proposal đơn giản, bạn chỉ cần trình bày bảng tóm tắt các giải pháp và bảng giá trong một trang. Tuy nhiên, đối với các Proposal dài hơn, bạn có thể để các nội dung riêng biệt như: Options, Packages, Research, Subcontractors, Teamwork, Venues, Sales Plan, Marketing Plan, Promotion, Advertising, Publicity, Packaging, Demographics, Branding development…, tất cả các yếu tố này sẽ phụ thuộc vào dự án.

Phần 4: Thể hiện chuyên môn và kinh nghiệm của công ty

Phần kết của Proposal cũng quyết định rất nhiều vào việc khách hàng/ đối tác có đồng ý tham gia vào dự án không. Nội dung cho phần kết cần phải được phân chia rõ ràng và hợp lý nhằm làm thay đổi tâm lý khách hàng. Sau đây là một số “mẹo” giúp bạn có được Proposal hoàn hảo nhất:

• Hãy giới thiệu lịch sử phát triển của công ty và những phòng ban nhân sự liên quan.
• Nêu những thành tích và giải thưởng của những tổ chức và cá nhân đã thực hiện những dự án như vậy.
• Liệt kê những dự án đã thực hiện và sự thành công của dự án nhằm tăng niềm tin tưởng và kỳ vọng của khách hàng.
• Giới thiệu về năng lực, kinh nghiệm và trình độ chuyên môn của các nhân viên.
• Liệt kê những đối tác đã cùng phối hợp nhằm xây dựng lòng tin giữa đối tác và khách hàng.

Hướng dẫn chi tiết cách viết template Proposal nổi bật

Một bài Proposal được trình bày tốt sẽ giúp thu hút được khách hàng hiệu quả hơn. Điều này đòi hỏi người viết phải có kỹ năng viết tốt và có cấu trúc đúng với một bài Proposal thông thường. Bỏ túi ngay các bước viết Proposal sau đây của TopOnSeek để có được một bản Proposal ấn tượng bạn nhé.

Xác định đối tượng mục tiêu

Biết được đâu là đích đến, đâu là mục tiêu sẽ hướng vào chính là kim chỉ nam giúp bạn gặt hái được thành công nhanh chóng hơn. Vì vậy, khi viết một Proposal, chúng ta cần biết chúng ta đang viết cái gì, ai sẽ là người nghe, họ muốn nghe gì và sử dụng ngôn ngữ như thế nào để phù hợp với đối tượng mục tiêu… Khi trả lời được những câu hỏi này, chúng ta sẽ hiểu được tâm lý, nguyện vọng mà người nghe mong muốn nhằm truyền tải nội dung được tốt hơn.

Ngoài ra, khi mục đích của bài viết được xác định, nó sẽ trở thành đầu tàu giúp chúng ta đi đúng hướng và tập trung vào việc tìm kiếm thông tin và tài liệu liên quan để giúp cấu trúc bài viết vào đúng trọng tâm và không bị lan man.

Xem thêm:

• Target là gì? 7 khái niệm liên quan và cách target thị trường mục tiêu cho doanh nghiệp
• Target Audience là gì? Cách xác định Target Audience hiệu quả
• Target Market là gì? Tầm quan trọng, cách xác định, phân loại và ví dụ về Target Market

Xác định vấn đề mà Proposal cần giải quyết

Xác định vấn đề hiểu đơn giản có nghĩa là khi bạn cần phải xác định một vấn đề mà bạn muốn truyền tải đến khách hàng hoặc một vấn đề mà khách hàng đang gặp khó khăn trong việc giải quyết. Bằng cách nhìn nhận vấn đề đúng đắn, bạn có thể thuyết phục khách hàng rằng bạn là người tốt nhất giúp họ giải quyết vấn đề của họ, điều này sẽ dễ dàng chiếm được thiện cảm của khách hàng và hoàn thành mục đích, ý tưởng mà bạn đã đặt ra khi viết đề xuất.

Xác định chiến lược, giải pháp

Một khi bạn đã chỉ ra được vấn đề mà bạn cần tập trung, bước tiếp theo là phải giải quyết nó. Bạn hãy giải thích giải pháp một cách chi tiết để thuyết phục thấu đáo những khách hàng còn nghi ngờ về sản phẩm, dịch vụ, dịch vụ mà bạn đề ra. Cần nhấn mạnh tính hợp lý, khả thi của giải pháp, thời gian thực hiện, lợi ích mang lại, mục tiêu cần đạt được, mức ngân sách cụ thể để thuyết phục đối tác hiệu quả hơn.

Kết luận Proposal: Chi phí, lợi ích và tổng kết

Ở phần này, bạn cần trình bày ngắn gọn mục đích, chi phí và lợi ích của Proposal. Đừng quên cảm ơn đối tác/khách hàng đã dành thời gian theo dõi những góp ý của bạn. Đặc biệt, hãy để lại thông tin liên hệ để khách hàng có thể liên hệ và trả lời về Proposal của bạn.

Mẫu form ví dụ về một template Proposal

Sau đây là form ví dụ về một template Proposal chuẩn mà bạn có thể tham khảo:

Một template Proposal cơ bản cũng được chia thành 4 phần, cụ thể:

• Overview: Phần 1 – Giới thiệu, tổng quan về Proposal
• Goals: Phần 2 – Đặt khách hàng làm đối tác, trung tâm 
• Specifications: Phần 3 – Diễn tả nội dung, mô tả chi tiết Proposal với các thông số cụ thể
• Milestones: Phần 4 – Thể hiện năng lực, chuyên môn và kinh nghiệm của công ty.

Xem thêm:

• Mẫu lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện, thương hiệu hiệu quả
• Chiến lược Marketing là gì? Xây dựng chiến lược Marketing cho sản phẩm hiệu quả

Những lưu ý khi làm một Proposal trong Marketing là gì?

Hình thức là điều quan trọng

Thông thường, khi khách hàng đọc Proposal lần đầu tiên, hình thức là điều dễ gây ấn tượng và hấp dẫn nhất. Vì vậy, khi viết Proposal bạn cần phải đầu tư và chú ý đến hình thức của chúng. Bạn có thể tham khảo các trang web thiết kế Proposal để tạo ra một bản Proposal đẹp, ấn tượng, gây được tiếng vang với nhiều khách hàng tốt hơn.

Xây dựng plan nội dung tối ưu

Proposal cần phải nêu chi tiết tất cả các dự án, bao gồm các hoạt động, điều gì sẽ xảy ra, nỗ lực thực hiện, ai sẽ chịu trách nhiệm và thậm chí cả số liệu tài chính cụ thể. Bạn có thể tham khảo các mẫu đề xuất có sẵn để xác định thông tin cần thiết nhằm xây dựng kế hoạch hoàn hảo.

Bên cạnh đó, các Proposal không có hạn chế về nội dung ngắn hay dài. Tuy nhiên, một Proposal chuyên nghiệp là một Proposal nên sử dụng các câu và từ ngắn gọn để các ý tưởng được truyền đạt rõ ràng và xúc tích nhất.

Research đối thủ cạnh tranh

Biết rõ về những đối thủ cạnh tranh luôn là bước chuẩn bị cần thiết. Trong Proposal của bạn, hãy chỉ ra điều gì khiến bạn nổi bật hơn so với đối thủ, từ đó khả năng thuyết phục khách hàng cũng sẽ được tăng cao hơn.

Xem thêm: Business Proposal là gì? Cấu trúc chi tiết của một Proposal

Tránh gây mất hứng thú, không tạo ấn tượng với khách hàng

Proposal quá dài dòng và không liên quan sẽ khiến khách hàng lãng phí thời gian để đọc chúng. Điều này dẫn đến sự mất hứng thú và chắc chắn họ sẽ chọn bỏ qua đề xuất của bạn và tìm một đề xuất khác. Chính vì vậy, bản đề xuất gây ấn tượng với khách hàng phải cần được ngắn gọn, súc tích để giúp đối tác/khách hàng hiểu chi tiết nội dung của bản đề xuất một cách dễ dàng hơn. Điều quan trọng hơn là bạn cần có nội dung chính nhằm thỏa mãn cái nhìn sâu sắc và Insight của khách hàng.

Tránh tập trung quá nhiều vào giới thiệu doanh nghiệp

Khi bạn viết một đề xuất nhưng lại đề cập quá nhiều thông tin về công ty, chẳng hạn như kỹ năng, giải thưởng và thành tích đã được có thể khiến khách hàng cảm thấy khó chịu. Họ sẽ cho rằng nội dung trong bản đề xuất thiếu tính xác thực. Ở phần này bạn chỉ nêu giới thiệu về những thành tựu ấn tượng đã đạt được và không nên trình bày quá dông dài.

Tránh làm Proposal có cấu trúc không rõ ràng

Cuối cùng, dù bạn có nhiều thông tin và vấn đề muốn được thể hiện trong Proposal nhưng bạn không trình bày Proposal một cách rõ ràng theo những cấu trúc chung thì cũng sẽ không thu hút và thuyết phục được khách hàng.
Bài viết trên đây là tất tần tật những thông tin về Proposal là gì và các cấu trúc, ví dụ chi tiết mà một bản Proposal cần có. Thông qua bài viết trên, TopOnSeek hy vọng có thể giúp bạn hiểu rõ và nắm bắt được cách viết Proposal một cách chính xác và ấn tượng. Chúc bạn thành công!