Multitasking là gì? 6 cách thực hiện multitask hiệu quả

Khi nhắc về tối ưu năng suất trong công việc, nhiều người nghĩ ngay đến kỹ năng multitasking. Nhưng thực tế, liệu làm nhiều việc cùng lúc có hiệu quả như bạn nghĩ? Vậy multitasking là gì? Liệu làm nhiều việc cùng một lúc có thực sự hiệu quả như bạn nghĩ?

Xem thêm:

• Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian: Bí Quyết Đi Đến Thành Công
• Kỹ năng đàm phán là gì? Nghệ thuật đàm phán hiệu quả trong kinh doanh
• Memo là gì? Hướng dẫn cách viết và những ví dụ cụ thể

Multitasking là gì?

Multitasking (nghĩa là đa nhiệm), là thực hiện đồng thời hai hay nhiều công việc cùng một lúc trong khoảng thời gian ngắn. 

Một vài ví dụ về multitasking mà bạn có thể đã gặp trong thực tế:

• Triển khai hai dự án cùng một lúc
• Nghe radio khi lái xe đi làm
• Nói chuyện điện thoại trong khi làm bài tập
• Vừa xem tivi vừa trả lời email công việc
• Lướt mạng xã hội khi đang họp

Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ đã phân loại multitasking thành 3 kiểu:

• Switching costs: chuyển đổi qua lại giữa các công việc một cách nhanh chóng. Chẳng hạn, bạn đang đọc sách nhưng phải dừng lại phản hồi một tin nhắn, rồi quay lại với việc đọc nhưng sau đó vẫn thực hiện việc nhắn tin.
• Multitasking: là thực hiện hai hay nhiều công việc cùng một lúc. Ví dụ, một người có thể vừa nấu ăn vừa nghe podcast cùng một lúc.
• Attention residue: là khi chuyển sang một nhiệm vụ mới, nhưng sự tập trung của bạn vẫn còn “sót lại” ở công việc cũ. Ví dụ, bạn đang chuẩn bị viết báo cáo nhưng tâm trí bạn vẫn lo nghĩ về những slide thuyết trình bạn vừa làm cho buổi họp vào ngày mai.

Xem thêm: Kỹ năng mềm là gì? Kỹ năng mềm gồm những gì

Lợi ích khi multitasking đúng cách

Tăng hiệu suất làm việc

Multitasking giúp bạn thực hiện nhiều công việc cùng một lúc, đặc biệt là những công việc nhỏ và đơn giản. Việc kết hợp nhiều nhiệm vụ có thể giúp bạn tận dụng nhiều thời gian “chết” một cách hiệu quả,. Hơn hết, bạn có thể đồng thời hoàn thành nhiều công việc cùng lúc.
Nếu bạn là một freelancer, bạn hoàn toàn có thể hoàn thành công việc và chăm sóc căn nhà của bạn cùng lúc khi bạn multitasking hợp lý.

Tiết kiệm thời gian

Bằng cách chuyển đổi giữa các nhiệm vụ đơn giản bạn có thể tiết kiệm thời gian so với việc hoàn thành chúng một cách tuần tự. Bạn có thể thực hiện nhiều hành vi đơn giản cùng lúc như tập thể dục, nấu ăn, nghe nhạc, dọn dẹp… mà không có ảnh hưởng tiêu cực.

Phát triển kỹ năng quản lý thời gian 

Để có thể multitasking, bạn cần biết cách quản lý thời gian và công việc. Đầu tiên, bạn cần lên kế hoạch và theo dõi cách  áp dụng kỹ thuật multitasking có thực sự hiệu quả. Vậy nên, khi biết multitask một cách hợp lý và đúng cách, đồng nghĩa bạn đang phát triển kỹ năng quản lý thời gian.

Khả năng ứng phó với sự đa dạng

Ngày nay, trong môi trường làm việc ngày càng năng động và linh hoạt, multitasking là kỹ năng cần thiết ở một nhân viên. Khả năng đa nhiệm sẽ thật sự hữu ích trong môi trường start-up, khi nhân sự sẽ cần đảm nhiệm nhiều công việc, linh hoạt ứng phó với nhiều tình huống mới mẻ xảy ra.

Xem thêm:

• Startup là gì? Định nghĩa khởi nghiệp, loại và ưu điểm khởi nghiệp
• SEO StartUp: Nên bắt đầu từ đâu?

Tác hại khi lạm dụng multitasking quá mức

Ngày nay, sự phát triển của công nghệ phần nào giúp chúng thực hiện nhiều việc cùng lúc. Một người có thể vừa chạy bộ vừa nghe nhạc, rồi soạn e-mail hay gọi điện thoại cùng lúc. Tưởng chừng chúng ta có thể hoàn thành nhiều việc cùng lúc, tăng năng suất làm việc trong một ngày. Tuy nhiên, đừng để số lượng đánh lừa, bạn cần xem lại liệu multitasking có thực sự giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Multitasking làm giảm sự tập trung

Multitasking buộc não bộ phân chia hoặc chuyển đổi liên tục sự tập trung cho các nhiệm vụ. Theo đó, bộ não phải liên tục “restart” và tái tập trung khi chúng ta liên tục chuyển đổi hành vi. Đồng nghĩa năng lượng sẽ tiêu hao đáng kể.

Do đó, những người đa nhiệm dễ bị phân tâm hơn. Họ gặp khó khăn trong việc tập trung sự chú ý ngay cả khi họ không có nhiều việc cần làm cùng lúc.

Xem thêm: 15+ Kỹ năng phát triển bản thân làm chủ cuộc đời

Multitasking làm lãng phí thời gian của bạn

Sự thật này có thể sẽ khiến nhiều người “vỡ mộng”, nhưng chúng ta có xu hướng làm việc chậm và kém hiệu quả hơn khi đa nhiệm. Khi bạn xử lý nhiều việc cùng lúc, não bộ cần dành thời gian để thích ứng và điều chỉnh để xử lý thông tin mới.

Tóm lại, khi multitasking bạn sẽ cần nhiều thời gian và năng lượng để cần bằng các công việc cùng lúc. Bạn làm nhiều việc những tất cả đều không trọn vẹn và hiệu quả. Thay vào đó, hãy dành thời gian và trí óc tập trung vào một việc duy nhất.

>> Xem thêm: Top 19 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất năm 2023

Multitasking khiến não bộ kiệt sức

Vùng vỏ não trước trán của não bộ bắt đầu hoạt động mỗi khi bạn cần tập trung. Khu vực này của não giúp giữ cho sự chú ý của bạn tập trung vào một mục tiêu duy nhất và thực hiện công việc đang làm bằng cách phối hợp thông điệp với các hệ thống não khác.

Hai bên vỏ não sẽ hoạt động hòa hợp khi bạn tập trung làm một công việc. Nhưng khi thực hiện nhiều công việc cùng lúc, não bộ buộc phải chia tách để hoạt động độc lập. Đồng nghĩa, não phải sử dụng thêm nhiều năng lượng. Vì thế, multitasking có thể ảnh hưởng xấu đến sức khỏe tinh thần của bạn.

Multitasking khiến chúng ta dễ mắc lỗi

Làm việc liên tục qua lại giữa các công việc dễ khiến bộ não mệt mỏi . Về lâu dài, tinh thần của một multitasker sẽ thiếu đi sự minh mẫn, dẫn đến sự thiếu chính xác trong công việc. Khi multitasking, chúng ta hay để tâm đến những thông tin không liên quan đến công việc. Vì vậy, không vận dụng hợp lý multittaksing sẽ khiến chúng ta phân tâm và dễ mắc lỗi hơn.

Ví dụ, nếu bạn đang soạn e-mail trong khi tham gia cuộc họp thì làm sao có thể đảm bảo được bạn nắm được đầy đủ thông tin trong buổi họp đó. Ngược lại, việc soạn e-mail cũng không được chính xác khi bạn đang phân tâm bởi thông tin trong cuộc họp. Lúc này, multitasking khiến hiệu quả làm việc giảm đi đáng kể.

Xem thêm: Trợ lý ảo agency: 7 tips hướng dẫn sử dụng đơn giản

Media Multitasking là gì?

Media multitasking (tạm dịch: đa nhiệm phương tiện truyền thông) là hành vi sử dụng đồng thời nhiều thiết bị công nghệ cùng một lúc. Cụ thể, người dùng có thể tiêu thụ nhiều thông tin từ nhiều nguồn khác nhau trong một thời gian ngắn.

Bạn có thể bắt gặp một người đang media multitasking khi họ đang xem một bộ phim trên tivi, nhưng cũng đồng thời lướt mạng xã hội và bật nhạc trên radio cùng một lúc.

Xem thêm: Kỹ năng truyền thông là gì? 3 cách cải thiện kỹ năng kỹ năng truyền thông

Media Multitasking là gì? (Nguồn: Internet)

Cách thực hiệu kỹ năng multitasking để làm nhiều việc hiệu quả 

Multitasking sẽ không ảnh hưởng xấu đến hiệu suất công việc và sức khỏe tinh thần, nếu bạn biết sử dụng kỹ thuật multitasking hợp lý. Quan trọng, bạn cần biết cách quản lý đa nhiệm và lên kế hoạch cụ thể phù hợp với năng lực của bản thân.

1. Đặt ra những mục tiêu thực tế cho bản thân

Tại nơi làm việc, chúng ta thường bị quá tải bởi các công việc cần hoàn thành trong ngày hoặc trong tuần. Những nhiệm vụ phức tạp đồi hỏi nhiều thời gian và sức lực khiến bạn căng thẳng. Lúc này, bạn hãy tách các công việc ra thành những tác vụ nhỏ để dễ xử lý hơn. Tiếp theo, bạn cần đặt ra những mục tiêu và deadline cụ thể và rõ ràng để tiến hành công việc với tâm thế dễ chịu hơn.

2. Gộp các công việc tương tự với nhau:

Nếu bạn không cưỡng lại việc kiểm tra Gmail thường xuyên, hãy sắp xếp một khoảng thời gian nhất định trong ngày để làm việc đó. Bằng cách gộp các công việc tương tự với nhau và lên lịch để xử lý chúng, bạn có thể tập trung làm việc hiệu quả hơn.

3. Viết danh sách công việc

Việc viết danh sách hoặc sử dụng các công cụ hỗ trợ như Excel, Google Sheet, Trelo… giúp bạn dễ nắm bắt và kiểm soát khối lượng công việc. Nếu chỉ hình dung to-do-list trong đầu, bạn sẽ dễ quên mất những công việc quan trọng. Viết danh sách với những chú thích bên cạnh từng nhiệm vụ sẽ giúp tạo ra một danh sách công việc dễ tiếp cận.

Xem thêm: 15 công cụ marketing online hữu ích cho agency

4. Ưu tiên công việc

Từ to-do-list đã viết ra, việc ưu tiên công việc trở nên dễ dàng hơn. Điều này đảm bảo bạn hoàn thành các công việc ưu tiên cao đúng thời hạn. Đồng thời, việc hiểu được đâu là nhiệm vụ quan trọng giúp bạn quản lý kỳ vọng của bạn và sếp khi báo cáo công việc hàng ngày.

5. Cho phép bản thân có những giờ nghỉ

Làm việc liên tục trong suốt cả ngày không phải là cách hay để hoàn thành công việc. Bạn hãy dành chút thời gian nghỉ giữa các tác vụ cần hoàn thành. Sau vài phút thư giãn, hãy quay lại kiểm tra công việc bạn vừa thực hiện. Bạn có thể sẽ nhận ra những lỗi hoặc ý tưởng mà bản thân chưa nhận ra.

6. Làm việc với nhịp độ vừa phải

Multitasking nhiều lúc sẽ khiến não bộ phải hoạt động liên tục. Bạn cần biết lắng nghe cơ thể sinh học của bản thân và làm việc với nhịp độ vừa phải. Hãy cân nhắc sắp xếp các công việc khó, cần sự tập trung cao với những tác vụ đơn giản. Bạn cũng có thể tự đánh giá khả năng và năng lực của bản thân để lên lịch trình phù hợp.

Một số giải pháp giúp hạn chế multitasking

Khi bạn nhận thấy mình đang làm nhiều việc cùng lúc, hãy xem xét nhanh những việc khác nhau mà bạn đang cố gắng hoàn thành. Sau đó, xác định xem bạn cần tập trung vào nhiệm vụ nào trước.

• Giới hạn số lượng công việc tại một thời điểm: Nếu bạn cần phải làm nhiều việc cùng một lúc, hãy kết hợp một việc có tác vụ đơn giản với việc cần tập trung hơn, chẳng hạn như trò chuyện.  Chẳng hạn, bạn có thể vừa gấp quần áo vừa trò chuyện với bạn. 
• Sử dụng quy tắc 20 phút: Thay vì liên tục chuyển đổi và làm nhiều việc cùng lúc, hãy cố gắng dành toàn bộ sự tập trung cho một nhiệm vụ trong 20 phút trước khi chuyển sang nhiệm vụ khác.
• Hạn chế phiền nhiễu: Bạn có thể tìm kiếm một nơi yên tĩnh hơn để làm việc và tắt thông báo thiết bị công nghệ.
• Thực hành chánh niệm: Chánh niệm trong từng việc bạn làm giúp bạn tập trung vào trải nghiệm hiện tại.

Kết

Qua bài viết trên, TopOnSeek mong bạn đã có thêm nhiều kiến thức bổ ích về mulitaking. Hy vọng những thông tin trên đây sẽ giúp bạn áp dụng hiệu quả đa nhiệm vào công việc hàng ngày.