Kaizen: Chu trình hoạt động? Khung Kaizen trong 5S ? Ví dụ cụ thể

Phương pháp Kaizen là triết lí cúa sự cải tiến liên tục. Việc áp dụng phương pháp cải tiến của kaizen không chỉ đóng góp tích cực vào sự phát triển của doanh nghiệp mà còn tạo ra một một trường làm việc sáng tạo và khách hàng hướng tới. Vậy phương pháp Kaizen là gì? Cách vận hành chúng như thế nào? Hãy cùng Toponseek tìm hiểu chi tiết về phương pháp này.

>> Xem thêm :

Kỹ năng đàm phán là gì? Nghệ thuật đàm phán hiệu quả trong kinh doanh

Nghiên cứu thị trường là gì? Top 7 phương pháp nghiên cứu phổ biến

OOP là gì? Những điều cần biết về lập trình hướng đối tượng

Kaizen là gì?

Kaizen là một phương pháp tiến hành cải tiến liên tục dựa trên ý tưởng rằng những thay đổi nhỏ, tích cực đang diễn ra có thể mang lại những cải tiến đáng kể. Thông thường, nó dựa trên sự hợp tác và cam kết và trái ngược với các cách tiếp cận sử dụng những thay đổi triệt để hoặc từ trên xuống để đạt được sự chuyển đổi. Kaizen là cốt lõi của sản xuất tinh gọn và Phương thức Toyota. Nó được phát triển trong lĩnh vực sản xuất để giảm lỗi, loại bỏ lãng phí, tăng năng suất, khuyến khích mục đích và trách nhiệm của người lao động và thúc đẩy đổi mới.

Là một khái niệm rộng với nhiều cách hiểu khác nhau, nó đã được áp dụng trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau, bao gồm cả lĩnh vực chăm sóc sức khỏe. Nó có thể được áp dụng cho bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào và thậm chí còn áp dụng được ở cấp độ cá nhân. Kaizen có thể sử dụng nhiều phương pháp và công cụ, chẳng hạn như lập sơ đồ dòng giá trị – lập tài liệu, phân tích và cải thiện thông tin hoặc dòng nguyên liệu cần thiết để sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ – và quản lý chất lượng toàn diện – là một khuôn khổ quản lý mà thu hút người lao động ở mọi cấp bậc tập trung vào cải tiến chất lượng. Bất kể phương pháp nào, trong môi trường tổ chức, việc sử dụng thành công Kaizen dựa vào việc nhận được sự hỗ trợ cho phương pháp trong toàn bộ tổ chức và từ Giám đốc điều hành trở xuống.

Kaizen là từ ghép của hai từ tiếng Nhật được dịch là “thay đổi tốt” hoặc “cải tiến”. Tuy nhiên, Kaizen có nghĩa là “cải tiến liên tục” thông qua sự kết hợp của nó với các nguyên tắc và phương pháp gọn gàng.

Kaizen bắt nguồn từ vòng tròn chất lượng của Nhật Bản sau Chiến tranh thế giới thứ hai. Những vòng kết nối hoặc nhóm công nhân này tập trung vào việc ngăn ngừa các sai sót tại Toyota. Họ được phát triển một phần để đáp ứng lại các chuyên gia tư vấn về năng suất và quản lý người Mỹ khi họ đến thăm đất nước này, đặc biệt là W. Edwards Deming, người đã lập luận rằng việc kiểm soát chất lượng nên được giao trực tiếp vào tay công nhân dây chuyền. Kaizen được Masaaki Imai đưa vào phương Tây và trở nên phổ biến thông qua cuốn sách “Kaizen: Chìa khóa thành công trong cạnh tranh của Nhật Bản” vào năm 1986.

>>Xem thêm : 4P trong Marketing là gì? 6 bước xây dựng chiến lược Marketing 4P thành công cho sản phẩm 

10 nguyên tắc của Kaizen

Vì việc thực hiện Kaizen đòi hỏi phải có tư duy đúng đắn trong toàn công ty, nên 10 nguyên tắc trên đề cập đến tư duy Kaizen thường được coi là cốt lõi của triết lý. Chúng là:

1. Bỏ qua các giả định.
2. Hãy chủ động giải quyết vấn đề.
3. Đừng chấp nhận trạng thái hiện tại.
4. Hãy từ bỏ chủ nghĩa hoàn hảo và có thái độ thay đổi lặp đi lặp lại, thích ứng.
5. Tìm kiếm giải pháp khi bạn tìm thấy sai lầm.
6. Tạo một môi trường trong đó mọi người cảm thấy có quyền tham gia để đóng góp.
7. Không chấp nhận vấn đề hiển nhiên ; thay vào đó, hãy hỏi “tại sao” năm lần để tìm ra nguyên nhân gốc rễ.
8. Thu thập thông tin và ý kiến ​​từ nhiều người.
9. Sử dụng sự sáng tạo để tìm ra những cải tiến nhỏ, chi phí thấp.
10. Không bao giờ ngừng cải thiện.

>> Xem thêm : Chiến lược kinh doanh là gì? Các nguyên tắc xây dựng chiến lược kinh doanh  

Kaizen hoạt động như thế nào?

Kaizen dựa trên niềm tin rằng mọi thứ đều có thể được cải tiến và không có gì là trạng thái hiện tại hoàn hảo. Nó cũng dựa trên nguyên tắc tôn trọng con người. Kaizen bao gồm việc xác định các vấn đề và cơ hội, tạo ra các giải pháp và triển khai chúng – sau đó lặp lại quy trình để giải quyết các vấn đề và vấn đề chưa thỏa đáng. Một chu trình gồm bảy bước có thể được thực hiện để cải tiến liên tục và có thể cung cấp một phương pháp có hệ thống để thực hiện quy trình này.

Kaizen bao gồm bảy bước, từ xác định vấn đề đến tìm giải pháp, thử nghiệm chúng, phân tích kết quả và sau đó thực hiện lại tất cả. (Nguồn : Internet)

>> Xem thêm : Phân tích SWOT là gì? Cách xây dựng mô hình SWOT hiệu quả nhất 

Chu trình Kaizen để cải tiến liên tục

Kaizen có thể được thực hiện thông qua một chu trình bảy bước để tạo ra một môi trường dựa trên sự cải tiến liên tục. Phương pháp có hệ thống này bao gồm các bước sau:

• Thu hút nhân viên tham gia. Tìm kiếm sự tham gia của nhân viên, bao gồm cả việc thu hút sự giúp đỡ của họ trong việc xác định các vấn đề và vấn đề. Làm như vậy sẽ tạo ra sự ủng hộ cho sự thay đổi. Thông thường, điều này được tổ chức thành các nhóm cụ thể gồm các cá nhân được giao nhiệm vụ thu thập và truyền đạt thông tin từ một nhóm nhân viên rộng lớn hơn.
• Tìm vấn đề. Sử dụng phản hồi rộng rãi từ tất cả nhân viên, thu thập danh sách các vấn đề và cơ hội tiềm năng. Tạo một danh sách nếu có nhiều vấn đề.
• Tạo một giải pháp. Khuyến khích nhân viên đề xuất các giải pháp sáng tạo, với tất cả các ý tưởng được khuyến khích. Chọn một hoặc nhiều giải pháp xuất sắc từ các ý tưởng được trình bày.
• Thử nghiệm giải pháp. Thực hiện giải pháp xuất sắc đã chọn ở trên, với tất cả mọi người tham gia triển khai. Tạo các chương trình thử nghiệm hoặc tiến hành các bước nhỏ khác để thử nghiệm giải pháp.
• Phân tích kết quả. Tại các khoảng thời gian khác nhau, hãy kiểm tra tiến độ, với các kế hoạch cụ thể về việc ai sẽ là người liên hệ và cách tốt nhất để thu hút sự tham gia của nhân viên cấp dưới. Xác định mức độ thành công của sự thay đổi.
• Nếu kết quả là tích cực, hãy áp dụng giải pháp trong toàn bộ tổ chức.
• Bảy bước này nên được lặp lại liên tục, với việc thử nghiệm các giải pháp mới khi thích hợp hoặc xử lý các danh sách vấn đề mới

Hãy xem quy trình bốn bước của chu trình Deming ( Nguồn : Internet)

Ngoài ra, có những phương pháp khác của chu trình Kaizen, chẳng hạn như một chu trình tóm gọn thành bốn bước – lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, hoạt động hay còn gọi là chu trình PDCA (Plan, Do, Check, Act). Nó cũng được biết đến như chu trình Shewhart hoặc chu trình Deming.

>> Xem thêm bài viết liên quan:  PDCA là gì? Chu trình PDCA trong quản lý chất lượng 

Các loại sự kiện Kaizen

>> Khám phá ngay : 5W1H là gì? Ý nghĩa và ứng dụng phương pháp 5W1H trong thực tế 

Mặc dù mục tiêu của Kaizen là thay đổi văn hóa rộng rãi, nhưng các sự kiện để khởi đầu các nổ lực hoặc tập trung vào một loạt vấn đề cụ thể đã phát triển.

Ở phương Tây, những nỗ lực tập trung này để thực hiện những thay đổi nhanh chóng nhằm đạt được mục tiêu ngắn hạn thường là phạm vi của các hoạt động Kaizen. Có rất nhiều tên gọi liên quan đến các sự kiện Kaizen, bao gồm Kaizen chớp nhoáng, Kaizen bùng nổ, hội thảo Kaizen, hội thảo cải tiến tập trung, hội thảo cải tiến liên tục và hội thảo quy trình nhanh. Những sự kiện này có thể dựa vào các công cụ khác nhau hoặc tập trung vào các lĩnh vực cụ thể, chẳng hạn như khung 5S , bảo trì năng suất toàn diện và lập sơ đồ chuỗi giá trị.

Khung Kaizen 5S

>> Xem thêm bài viết liên quan : 5S là gì? Ứng dụng quy trình 5S trong doanh nghiệp  

Khung 5S là một phần quan trọng của hệ thống Kaizen và thiết lập một môi trường làm việc lý tưởng. 5S tập trung vào việc tạo ra sự sắp xếp trực quan, tổ chức, sạch sẽ và tiêu chuẩn hóa để cải thiện hiệu suất kinh doanh, hiệu quả, dịch vụ và an toàn. Dưới đây là 5S tượng trưng cho 5 từ tiếng Nhật và bản dịch tiếng Anh thông dụng của chúng.

• Seiri/Sắp xếp (tổ chức).  Sắp xếp và tách các vật phẩm cần thiết trong nơi làm việc khỏi những vật phẩm không cần thiết và loại bỏ chúng.
• Seiton/Sắp xếp trật tự (tạo sự ngăn nắp). Sắp xếp mọi thứ sao cho dễ dàng truy cập một cách hợp lý cho công việc
• Seiso/Shine (sạch sẽ). Giữ cho không gian làm việc sạch sẽ và ngăn nắp.
• Seiketsu/Standardize (tiêu chuẩn hóa việc làm sạch). Hệ thống hóa các tiêu chuẩn làm sạch nơi làm việc một cách tốt nhất
• Shitsuke/Duy trì (kỷ luật). Hãy tiếp tục duy trì nỗ lực.

Ưu và nhược điểm của Kaizen

Kaizen có thể là một lợi thế cho một tổ chức. Tuy nhiên, có một số tình huống mà nó ít phù hợp hơn. Dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm của Kaizen bao gồm:

Ưu điểm của Kaizen

• Kaizen tập trung vào cải tiến từng bước nhỏ có thể tạo ra một phương pháp nhẹ nhàng hơn trong việc thay đổi so với những nổ lực lớn có thể bị từ chối do chúng có xu hướng gây ra sự phản đối và đẩy lùi sự thay đổi.
• Kaizen khuyến khích kiểm tra kỹ lưỡng các quy trình để giảm thiểu sai sót và lãng phí.
• Nhu cầu giám sát và kiểm tra được giảm thiểu.
• Tinh thần của làm việc của nhân viên được tăng lên vì Kaizen khuyến khích tạo ra một cảm giác giá trị và mục tiêu
• Tinh thần đồng đội tăng lên khi nhân viên nghĩ xa hơn các vấn đề cụ thể của bộ phận của họ.
• Sự tập trung vào khách hàng mở rộng khi nhân viên nhận thức rõ hơn về các yêu cầu của khách hàng.
• Các hệ thống được áp dụng để đảm bảo các cải tiến được khuyến khích cả trong ngắn hạn và dài hạn.

Nhược điểm Kaizen

• Các công ty có nền văn hóa chủ nghĩa lãnh thổ và giao tiếp khép kín trước tiên có thể cần tập trung vào những thay đổi về văn hóa để tạo ra một môi trường dễ tiếp thu.
• Các sự kiện Kaizen ngắn hạn có thể tạo ra sự phấn khích bùng nổ nông cạn, ngắn ngủi và do đó không được duy trì lâu dài.

Ví dụ về Kaizen

Toyota có thể coi là công ty nổi tiếng nhất với việc sử dụng Kaizen, nhưng các công ty khác đã sử dụng thành công phương pháp này. Dưới đây là ba ví dụ:

• Lockheed Martin. Đây là một công ty hàng không vũ trụ nổi tiếng ủng hộ Kaizen. Họ đã áp dụng thành công phương pháp này để giảm chi phí sản xuất, hàng tồn kho và thời gian giao hàng.
• Công ty ô tô Ford. Khi Alan Mulally trở thành CEO của Ford vào năm 2006, hãng sản xuất ô tô này đang đối diện với nguy cơ phá sản. Mulally đã sử dụng Kaizen để thực hiện một trong những cuộc cải cách công ty nổi tiếng nhất trong lịch sử.
• Xưởng phim hoạt hình Pixar. Pixar đã áp dụng mô hình cải tiến liên tục để giảm rủi ro thất bại của bộ phim đắt tiền bằng cách sử dụng các quy trình kiểm soát chất lượng và quy trình này lặp đi lặp lại.

Kết luận

Hy vọng bài viết trên sẽ mang lại những thông tin bổ ích cho bạn đọc. Để có thêm thông tin chi tiết về các bài viết khác. Đừng ngần ngại truy cập Toponseek ngay hôm nay.

>> Khám phá thêm : 

• Mô hình Freemium: Chiến lược kinh doanh hiệu quả cho các doanh nghiệp mới 
• Mô hình AIDA là gì? Ví dụ về mô hình AIDA trong Marketing | TopOnSeek