5W1H là gì? Ý nghĩa và ứng dụng phương pháp 5W1H trong thực tế

5W1H là một thuật ngữ xuất hiện sau bài thơ của Rudyard Kipling viết trong tác phẩm Just So Stories, xuất bản năm 1902:

“I keep six honest serving-men

(They taught me all I knew);

Their names are what and why and when

And how and where and who“

Sau đó, bài thơ đã trở thành cơ sở của phương pháp 5W1H. Trong đó mỗi W và H có ý nghĩa khác nhau, giúp mọi người phân tích vấn đề từ nhiều góc độ và nhanh chóng đưa ra các giải pháp khả thi. Vậy 5W1H là gì? Ý nghĩa và ứng dụng thực tế ra sao? Mời bạn tham khảo trong bài viết dưới đây cùng Top On Seek nhé!

>> Tìm hiểu thêm các bài đọc thú vị:

• 21 Phần Mềm Quản Lý KPI Miễn Phí, Hiệu Quả Nhất 3/2023
• 28 Mẫu và Cách Viết Mục Tiêu Nghề Nghiệp Ấn Tượng, Hay Nhất [2023]
• Outsource là gì? Nên chọn công ty Outsource hay Product thì tốt?

5W1H là gì?

5W1H là từ viết tắt của các từ “What – When – Where – Why – Who – How” trong tiếng Anh. Đây là phương pháp giúp mọi người có thể giải quyết tất cả vấn đề thông qua 6 câu hỏi. Kỹ thuật tư duy theo mô hình 5W1H phổ biến trong nhiều lĩnh vực như giải quyết vấn đề trong kinh doanh, bán hàng, Marketing, du lịch, sản xuất, ứng dụng trong đời sống, học tập, giao tiếp, thuyết trình,…

Ví dụ, nếu ô tô không tiết kiệm xăng, có thể đặt ra những câu hỏi sau:

• Who: Ai đã nhận ra vấn đề hoặc ai lái xe?
• What: Điều gì đã thay đổi – ví dụ, việc bảo trì và sửa chữa được thực hiện lần trước, thay đổi ở trạm xăng?
• When: Khi nào số km bắt đầu giảm đi?
• Where: Dạo gần đây, ô tô đã di chuyển trên các tuyến đường mới nào?
• How: Làm thế nào vấn đề trở nên đáng chú ý? Làm thế nào nó có thể được giải quyết?

Các câu hỏi có thể được thay đổi để phù hợp với bất kỳ vấn đề hoặc lĩnh vực nào đang được giải quyết. Các W và H giúp bao quát tất cả các khía cạnh của một vấn đề để có thể tìm ra giải pháp toàn diện nhất.

>> Tìm hiểu thêm các bài đọc thú vị:

• Cập nhật mô tả công việc của nhân viên SEO từ A đến Z
• Marketing thế nào cho hiệu quả?
• KOC là gì? Sự khác biệt giữa Marketing KOC và KOL?
• IT Là Gì? Học Gì Và Làm Gì Ngành It – Công Nghệ Thông Tin [2023]
• Key Visual Là Gì? “Bí Kíp” Tạo Key Visual Thu Hút Khách Hàng

Ý nghĩa từng thành phần trong mô hình 5W1H là gì?

What – cái gì?

What: đặt ra câu hỏi về những gì cần phải được cải thiện và xử lý. W đầu tiên bao gồm: điều gì sẽ giúp cải tiến để đạt được và điều gì nên được thực hiện.

• Mục tiêu: Mục đích, hành động, thủ tục, máy móc, v.v.
• Các câu hỏi mẫu: Vấn đề hoặc rủi ro là gì? Tình hình là gì? Đặc điểm của sản phẩm là gì? Dịch vụ hoạt động như thế nào?

>> Tìm hiểu thêm các bài đọc thú vị:

• Sale Marketing Là Gì? Mô Tả Công Việc Sale Marketing Chi Tiết Nhất
• 8 “chiêu” tạo chiến lược marketing hiệu quả
• Từ ba lỗi thường gặp trong marketing

When – khi nào?

Chữ thứ hai trong mô hình 5W1H là when (khi nào). Câu này liên quan đến vấn đề trình tự hoạt động, khoảng thời gian và mốc thời gian. Kế hoạch nên được thực hiện và vào thời điểm nào. Việc thay đổi thời gian biểu có làm cho việc thực thi tốt hơn không?

• Mục tiêu: Ngày, thời lượng, tần suất, v.v.
• Các câu hỏi mẫu: Mất bao lâu? Khi nào là ngày cài đặt? Vấn đề phát sinh thường xuyên như thế nào?

>> Tìm hiểu thêm các bài đọc thú vị:

• Tìm hiểu vai trò và đặc điểm của Content Marketing trong doanh nghiệp
• Marketing hiệu quả
• Thành công của Viettel Mobille: Dấu ấn của Marketing
• Celeb là gì? Nghệ thuật sử dụng Celeb trong truyền thông – Marketing

Where – ở đâu?

Where chính là các câu hỏi liên quan đến vị trí. W thứ ba trong mô hình 5W1H còn có thể là nơi phát sinh vấn đề. Chẳng hạn như, phương pháp hoặc định hướng làm việc.

• Đối tượng: Mặt bằng, nhà xưởng, máy trạm, v.v.
• Câu hỏi mẫu: Vấn đề áp dụng ở đâu? Cơ sở có dễ tiếp cận không? Vấn đề nằm ở máy nào? Tại sao lại hoạt động ở một địa điểm nào đó, ưu điểm hay hạn chế của nó

Why – tại sao?

Từ why ở đây khiến người ta có thể suy ngẫm về mọi thứ, từ nguyên nhân phát sinh vấn đề, tại sao phải giải quyết ngay lập tức đến cách giải quyết và cải thiện vấn đề tương tự.

• Mục tiêu: Mục tiêu (Target), mục đích, biện minh, v.v.
• Các câu hỏi mẫu: Mục tiêu là gì? Tại sao khóa đào tạo này hoặc thiết bị này được chọn?

Who – là ai?

Trong 5W1H, who là người cần giải quyết vấn đề hoặc chịu trách nhiệm thực hiện giải pháp. Tại đây, người phân tích có thể phân công nhiệm vụ, các cộng tác và nhân lực cho kế hoạch.

• Đối tượng: Người quản lý, khách hàng, nhà cung cấp, nạn nhân, những người liên quan trực tiếp, v.v.
• Các câu hỏi mẫu: Ai chịu trách nhiệm? Ai đã tìm ra vấn đề? Ai sẽ được yêu cầu thực hiện công việc?

>> Tìm hiểu thêm các bài đọc thú vị:

• Marketer là gì? Các kỹ năng cần có của 1 người làm Marketer giỏi 4.0
• Account Marketing và những kiến thức, kỹ năng cần thiết
• Sale Marketing Là Gì? Mô Tả Công Việc Sale Marketing Chi Tiết Nhất
• Mô tả công việc của Chuyên Viên Trade Marketing

How – bằng cách nào?

How quyết định đến cách thức tối ưu một quy trình hoặc thực hiện phương pháp nào là hợp lý. Từ H này giúp bạn cân nhắc và lựa chọn một hay nhiều phương án tối ưu về chi phí, thời gian và công sức.

• Mục tiêu: Thủ tục, phương pháp tổ chức, hành động, phương tiện và kỹ thuật được sử dụng, v.v.
• Câu hỏi mẫu: Trong điều kiện hoặc hoàn cảnh nào? Bộ phận được tổ chức như thế nào? Các phương pháp được sử dụng là gì? Những tài nguyên nào được sử dụng?

>> Khám phá ngay:

Chiến lược giá là gì? Các chiến lược về giá trong Marketing

Chiến lược sản phẩm là gì? 7 bước xây dựng chiến lược Marketing cho sản phẩm

Ưu điểm của phương pháp 5W1H

Một số ưu điểm của phương pháp 5W1H là:

• Rất đơn giản, dễ hiểu: Mọi người có thể hiểu và áp dụng bằng cách trả lời 6 câu hỏi mà không cần phải tham gia một lớp học chuyên sâu nào.
• Giải quyết vấn đề một cách có hệ thống: Có nhiều cách để giải quyết vấn đề hay lập kế hoạch, tuy nhiên 5W1H là phương pháp phổ biến. 5 câu hỏi được sắp xếp logic giúp bạn tìm ra hướng triển khai nhanh chóng.
• Đa năng là một lợi thế khác của phương pháp này. 5W1H có thể được sử dụng để giải quyết bất kỳ loại vấn đề nào vì các câu hỏi có thể được điều chỉnh theo từng tình huống và lĩnh vực khác nhau.
• Bao quát: Giúp mọi người giải quyết tất cả các khía cạnh chính. Khi xem xét vấn đề 360 độ từ đó người ta có thể xây dựng lộ trình phát triển kinh doanh, học tập, đàm phán hiệu quả,…

Ứng dụng mô hình 5W1H trong thực tế

Ứng dụng mô hình 5W1H trong marketing

• What: Vấn đề của bạn là gì? Các sản phẩm và dịch vụ bạn sẽ sử dụng để tiếp thị là gì?
• Who: Ai là khách hàng mục tiêu (Target Audience) của bạn? Bạn sẽ đàm phán với ai? Thành viên nào trong nhóm của bạn sẽ giám sát các công việc?
• Where: Bạn sẽ lấy thông tin bạn cần ở đâu? Đâu là những nơi bạn muốn thực hiện kế hoạch truyền thông?
• When: Bạn quảng cáo với tần suất như thế nào? Lịch trình của bạn là gì?
• Why: Lợi ích của sản phẩm/dịch vụ mà bạn đang truyền thông là gì? Mục tiêu của chiến lược truyền thông Marketing này là gì?
• How: Phương tiện truyền thông mà bạn sẽ thực hiện (trang website, mạng xã hội, sự kiện, tài liệu quảng cáo,…) là gì?

>> Tìm hiểu thêm các bài đọc thú vị:

• Làm thế nào để trở thành một Digital Marketing Manager chuyên nghiệp?
• Giám đốc marketing (CMO) là gì? Mô tả công việc của CMO
• SEO Marketing là gì? SEO đóng vai trò gì trong chiến lược marketing?

Mô hình 5W1H kinh doanh

• What: Bạn cần xác định mình muốn bán cái gì? Ở ngành nào?
• When: Khi nào là thời điểm thích hợp để bắt đầu kinh doanh? Khi nào chương trình khuyến mãi chạy?
• Where: Sản phẩm đến từ đâu? Khách hàng có thể mua sản phẩm thuận tiện ở đâu?
• Why: Tại sao khách hàng nên sử dụng dịch vụ/sản phẩm của bạn?
• Who: Định vị người dùng dịch vụ? Xác định đúng khách hàng tiềm năng.
• How: Làm thế nào để mua? Ở bước này, bạn lên kế hoạch chi tiết về cách sản phẩm sẽ đến tay người tiêu dùng.

Áp dụng 5W1H trong proposal, lập kế hoạch

• What: Dự án là gì? Các mục tiêu là gì?
• Who: Khách hàng là ai? Người dùng là ai? Các thành viên của đội là ai?
• Ở đâu: Dự án sẽ diễn ra ở đâu?
• When: Ngày gửi hàng là ngày nào? Khi nào nó sẽ bắt đầu? Nó sẽ kéo dài trong bao lâu?
• How: Những phương tiện tài chính, nhân sự và kỹ thuật nào đã được đưa ra để tạo ra dự án? Bạn sẽ tiến bộ bằng phương tiện nào?
• Why: Tại sao dự án được bắt đầu? Những lý do là gì? Mục tiêu là gì?
• How: Bạn có ngân sách bao nhiêu? Sự chậm trễ trong việc thực hiện là gì?

5W1H trong học tập

Để hiểu rộng và hiểu sâu bài học, các thầy cô có thể áp dụng mô hình trong quá trình giảng dạy. Hãy thử áp dụng bộ câu hỏi 5W1H trong học tập là:

• Bài học này nói về cái gì?
• Những gì sẽ diễn ra tiếp theo?
• Bài học bao gồm những gì?
• Vấn đề nằm trong lĩnh vực gì?
• Ứng dụng thực tế của bài học là gì?
• Bạn có thể rút ra gì từ bài học?

5W1H trong thuyết trình

Để tăng năng suất, các cuộc họp (giống như brainstorm) cần được chuẩn bị, có mục tiêu, chương trình nghị sự và được tổ chức. Nếu chúng không được sắp xếp chính xác, cuộc họp có thể nhanh chóng lạc hướng, trở nên tốn thời gian và hoàn toàn không hiệu quả.

• Một số câu hỏi để bạn xây dựng bài thuyết trình thành công là:
• Phần chính của bài thuyết trình là gì?
• Thứ tự trình bày các phần
• Nội dung quan trọng nhất là gì?
• Tại sao cần phải truyền đạt những điều này đến khán giả?
• Nhóm đối tượng nên làm gì? 
• Bạn sẽ tương tác với khán giả của mình như thế nào?

Giải quyết vấn đề bằng 5W1H trong giao tiếp

Việc ứng tích hợp quy tắc 5W1H trong giao tiếp sẽ giúp bạn cải thiện đáng kể kỹ năng giao tiếp của mình. Từ những câu hỏi sẽ giúp chúng ta thấu hiểu đối phương. Biết họ muốn gì, cần gì để đáp ứng một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

>> Tìm hiểu thêm các bài đọc thú vị:

• SEO Marketing là gì? SEO đóng vai trò gì trong chiến lược marketing?
• CMO là gì? Chức danh CMO có nhiệm vụ gì trong doanh nghiệp?

Tóm lại, 5W1H là một phương pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề và ra quyết định. Bạn có thể sử dụng phương pháp này trong nhiều khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp mình, từ phát triển sản phẩm đến marketing. Hy vọng bài viết trên của Top On Seek, bạn có thể nắm được ý nghĩa 5W1H là gì cũng như cách ứng dụng phương pháp này trong cuộc sống và công việc. Theo dõi ngay Cẩm nang nghề nghiệp của chúng tôi để mở rộng kiến thức các ngành nghề và mẹo tìm việc làm hiệu quả.

Nguồn: 5W1H là gì?