Agenda là gì? 6 bước tạo một agenda đúng chuẩn, chuyên nghiệp

Bạn đã từng tham gia một cuộc họp mà không có lịch trình rõ ràng? Hoặc có lần nào bạn tổ chức một sự kiện mà mọi thứ trở nên hỗn độn và không có kế hoạch? Đó là lúc mà bạn cần một agenda chuyên nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về khái niệm agenda là gì và cách tạo ra một agenda chuyên nghiệp. Hãy cùng TOS khám phá và tìm hiểu cách sắp xếp công việc một cách hiệu quả để đạt được thành công trong mọi cuộc họp và sự kiện bạn nhé!

Xem thêm: Guideline là gì? Vai trò Guideline trong phát triển thương hiệu

Agenda là gì?

Agenda là một thuật ngữ tiếng Anh thường được hiểu là một danh sách các vấn đề hoặc chủ đề cần được thảo luận hoặc giải quyết trong một cuộc họp, sự kiện hoặc hội nghị. Agenda là một công cụ hữu ích để tổ chức và điều phối các hoạt động trong một tập thể. Agenda giúp định rõ mục tiêu, nội dung và thời gian của các hoạt động, từ đó tăng khả năng hoàn thành công việc và đạt được kết quả cao.

Agenda là một phần quan trọng của một cuộc họp. Nó cung cấp một cấu trúc rõ ràng cho cuộc họp, giúp người tham gia hiểu rõ về nội dung và mục tiêu của cuộc họp. Agenda còn đóng vai trò quan trọng trong quản lý thời gian. Nếu mọi người tuân thủ agenda, cuộc họp sẽ diễn ra theo đúng thời gian quy định, giúp tiết kiệm thời gian và tạo điều kiện cho các hoạt động khác. 

Agenda cũng có thể được sử dụng để ghi chú và theo dõi tiến độ công việc, từ đó đánh giá hiệu quả và khả năng hoàn thành của nhóm làm việc.

Agenda là danh sách các vấn đề, chủ đề cần giải quyết trong cuộc họp.

Xem thêm: Marketing Plan là gì? Các bước xây dựng Marketing Plan chi tiết

Một số thuật ngữ dễ nhầm lẫn với agenda

Agenda, diary và schedule, timeline được sử dụng để lập kế hoạch và quản lý thời gian trong đời sống cá nhân và công việc. Mặc dù có mục đích chung là giúp người dùng có một cái nhìn tổng quan về thời gian, chúng có những khác biệt rõ ràng về cách sử dụng và tính chất.

Diary là một công cụ ghi chú cá nhân dùng để ghi lại những sự kiện, cảm xúc và suy nghĩ hàng ngày của một người. Nó thường được sử dụng như một hình thức tự giải tỏa và làm sạch tâm trí. Diary không có cấu trúc thời gian cụ thể và thường không liên quan đến kế hoạch hoặc thời gian biểu. 

Schedule là một bảng thời gian được sắp xếp để quản lý công việc, sự kiện và hoạt động trong một khoảng thời gian cụ thể. Nó có thể là hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Mục đích chính của schedule là giúp người dùng biết được những gì cần làm và khi nào cần hoàn thành. Cấu trúc và thời gian được xác định rõ ràng trong schedule, cho phép việc tổ chức và quản lý thời gian dễ dàng hơn.

Xem thêm: Bật mí 5 cách chặn quảng cáo trên Facebook hiệu quả

Agenda thường dễ bị nhầm lẫn với schedule

Timeline là một biểu đồ thời gian sắp xếp các sự kiện theo thứ tự xảy ra. Nó thường được sử dụng trong nghiên cứu lịch sử, biểu đồ dự án hoặc quản lý dự án. Timeline giúp người dùng hiểu rõ sự phát triển và liên hệ giữa các sự kiện trong một khoảng thời gian dài.

Xem thêm: Manager là gì? Nhiệm vụ, kỹ năng và tố chất để trở thành Manager tài giỏi

Các yếu tố cần có của một agenda

Một agenda chuyên nghiệp cần được trình bày đúng, dễ đọc, dễ hiểu giúp cho người đọc dễ dàng nắm được thông tin bên trong agenda. Để bảo bảo tính chuyên nghiệp, một agenda cần có đầy đủ các yếu tố sau: 

Tiêu đề cuộc họp 

Tiêu đề cuộc họp là phần đặt trên cùng của văn bản, tiêu đề nên được sắp xếp một cách rõ ràng và mô tả chính xác nội dung của cuộc họp. Điều này giúp người tham gia vào cuộc họp hiểu rõ mục tiêu và sẵn sàng đóng góp ý kiến.

Xem thêm: Brief là gì? Những yếu tố quan trọng để tạo nên bản Brief hoàn hảo

Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự

Trong một agenda cần phải có thời gian, địa điểm, thành phần tham dự và thường được xếp dưới mục tiêu đề. Các yếu tố này cần ghi đầy đủ, chi tiết để người tham dự dễ dàng theo dõi quá trình và tiến độ công việc. 

Nội dung chương trình

Nội dung chương trình là yếu tố quan trọng nhất của một agenda. Nó phải được xây dựng một cách logic và có cấu trúc rõ ràng. Nội dung chương trình nên bao gồm các mục tiêu cụ thể của cuộc họp, các vấn đề cần thảo luận và các hoạt động dự kiến trong cuộc họp. Nội dung chương trình đảm bảo rằng cuộc họp diễn ra một cách hiệu quả và không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào.

Agenda luôn phải đảm bảo các yếu tố cần thiết

Xem thêm: SEO Copywriting Là Gì? 10 Mẹo Viết SEO Copywriting Hiệu Quả

6 bước xây dựng một agenda cho cuộc họp chuyên nghiệp

Một cuộc họp chuyên nghiệp cần được chuẩn bị kỹ lưỡng. Một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo cuộc họp diễn ra hiệu quả là xây dựng một agenda rõ ràng và chi tiết.

1. Xác định tiêu đề agenda

Đầu tiên, bạn cần xác định tiêu đề cho cuộc họp của mình. Tiêu đề nên ngắn gọn, súc tích và thể hiện rõ mục đích chính của cuộc họp. Nếu có thể, hãy sử dụng các từ khóa quan trọng liên quan đến nội dung chính của cuộc họp trong tiêu đề để thu hút sự chú ý của các thành viên tham dự.

Xem thêm: Kick off là gì? Cách tổ chức buổi họp kick off hiệu quả

2. Xác định thời gian, địa điểm, thành phần tham dự

Sau khi có tiêu đề, bạn cần xác định thời gian, địa điểm và thành phần tham dự. Điều này giúp bạn có kế hoạch rõ ràng và đảm bảo rằng cuộc họp diễn ra theo đúng lịch trình, đúng địa điểm và đầy đủ người tham dự.

Xem thêm: CPS là gì? Khái niệm quan trọng trong chiến dịch Marketing

3. Xác định mục đích cuộc họp

Tiếp theo, bạn cần xác định mục đích chính của cuộc họp. Mục đích có thể là giải quyết một vấn đề cụ thể, thông báo tin tức hoặc nhận định tình hình. Bạn cần trình bày mục đích một cách rõ ràng và chi tiết trong agenda để tất cả các thành viên tham dự đều hiểu rõ mục tiêu của cuộc họp và có thể chuẩn bị trước.

4. Trình bày nội dung chính của cuộc họp

Sau khi xác định mục đích, bạn cần trình bày nội dung chính của cuộc họp. Đây là phần quan trọng nhất trong agenda vì nó xác định những gì sẽ được thảo luận và quyết định trong cuộc họp. Bạn nên sắp xếp các mục trong nội dung chính thành các tiêu đề và phụ đề để tạo sự rõ ràng và dễ theo dõi.

Xem thêm: Link juice là gì? Cách xây dựng và tối ưu hóa link juice hiệu quả với SEO 

5. Giải đáp thắc mắc cuối cuộc họp

Một phần quan trọng khác trong agenda là giải đáp các thắc mắc của các thành viên tham dự. Bạn có thể tạo một phần riêng để ghi lại các câu hỏi và thắc mắc từ các thành viên để đảm bảo rằng không ai bị bỏ quên và tất cả các vấn đề được giải quyết. Điều này cũng giúp tăng tính tương tác và sự tham gia của tất cả mọi người trong cuộc họp.

6. Tổng kết lại toàn bộ agenda

Cuối cùng, bạn nên có một phần tổng kết lại toàn bộ agenda để đảm bảo rằng tất cả các mục tiêu, nội dung và thời gian đã được trình bày một cách rõ ràng và dễ hiểu. Đây là phần giúp tạo sự thống nhất và điểm mấu chốt cho cuộc họp. 

Để một cuộc họp thành công cần xây dựng agenda đúng chuẩn

Xem thêm: Hướng dẫn: Cách lập kế hoạch truyền thông trong marketing

Mẫu agenda cho chương trình hiệu quả

A. Thông tin về cuộc họp

1. Tên cuộc họp: Cuộc họp đánh giá hiệu quả marketing quý 1 và đề xuất kế hoạch marketing quý 2. 

2. Thời gian: 9:00 -11:00 ngày 25/03/2023

3. Địa điểm: Văn phòng TopOnSeek

B. Lý do và mục tiêu của cuộc họp (10 phút)

1. Đánh giá hiệu quả marketing quý 1.

2. Đề xuất kế hoạch marketing quý 2.

C. Nội dung cuộc họp

1. Trình bày, đánh giá hiệu quả marketing quý 1. (30 phút)

• Đánh giá hiệu quả của các chiến dịch marketing đã triển khai.
• Phân tích các số liệu thống kê và phản hồi từ khách hàng.
• Đánh giá các rủi ro và những điều cần cải thiện trong kế hoạch marketing.

2. Đề xuất kế hoạch marketing quý 2. (40 phút)

• Trình bày các ý tưởng mới và các chiến dịch marketing dự kiến.
• Đề xuất ngân sách và lịch trình cho các hoạt động tiếp thị.
• Thảo luận về các yếu tố cần xem xét và các mục tiêu cần đạt được trong quý 2.

D. Thảo luận và đánh giá (30 phút)

1. Các thành viên tham gia đề xuất ý kiến và đóng góp.

2. Thảo luận về các mục tiêu và các hoạt động marketing. 

3. Đánh giá các ưu điểm và hạn chế của các ý tưởng và đề xuất ý tưởng mới.

E. Kết luận (10 phút) 

1. Tóm tắt nội dung và kết quả của cuộc họp.

2. Xác định các bước tiếp theo và phân công công việc.

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về cách xây dựng một agenda cho cuộc họp chuyên nghiệp. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ giúp bạn biết cách tổ chức các cuộc họp chuyên nghiệp và hiệu quả hơn với agenda.