To, Cc, Bcc trong email là gì? Phân biệt Cc và Bcc, cách sử dụng chính xác

Email là một trong những phương tiện truyền thông điện tử phổ biến, trở thành một phần không thể thiếu của cuộc sống trong thời đại kỹ thuật số. Email giúp trao đổi thông tin, tài liệu, thực hiện các giao tiếp chuyên nghiệp một cách nhanh chóng và tiện lợi. Nhưng liệu có phải ai cũng hiểu rõ: Cc trong email là gì? Khi nào nên sử dụng Cc để gửi email? Và sự khác biệt giữa Cc với To và Bcc là gì? Hãy cùng TopOnSeek khám phá để có câu trả lời chi tiết nhất nhé!

>> Xem thêm:

• Cách tạo tài khoản Gmail mới nhanh chóng, đơn giản nhất
• Gmail đăng nhập và cách giải quyết vấn đề đăng nhập
• Email Marketing: 14 nghiên cứu thời gian gửi email hiệu quả nhất

To trong email là gì?

To (Đến) trong email là trường mà bạn sử dụng để nhập địa chỉ email của người nhận chính. Đây là trường bắt buộc trong email, được sử dụng để chỉ định ai là người nhận chính của gmail mà bạn gửi đi. Ví dụ, nếu bạn gửi email đến một người có địa chỉ email là example@example.com, bạn sẽ nhập địa chỉ này vào trường To khi gửi.

Xem thêm: Memo là gì? Hướng dẫn cách viết và những ví dụ cụ thể

CC trong email là gì?

Cc trong email là gì? Trong email, Cc là viết tắt của “Carbon Copy”, có nghĩa dễ hiểu nhất là “bản sao”. Đây là một trong những cụm từ được sử dụng phổ biến nhất khi trao đổi tài liệu và thông tin bằng email. Nếu gửi email cho nhiều người bằng chế độ Cc, người nhận sẽ có thể nhìn thấy toàn bộ danh sách những người cùng nhận được email đó.

BCC trong email là gì?

Bcc trong email là viết tắt của “Blind Carbon Copy”, cũng có nghĩa là tạo ra bản sao. Tuy nhiên, khi sử dụng tính năng Bcc, bạn có thể gửi một email đến nhiều người mà không tiết lộ danh sách người nhận cho tất cả mọi người trong danh sách đó. Nếu người nhận phản hồi lại thư được Bcc thì đoạn hội thoại của họ và người gửi sẽ là độc lập, những người nhận khác sẽ không thể nhìn thấy.

Các chế độ To, Cc và Bcc xuất hiện trên giao diện ứng dụng/website email dưới dạng các tùy chọn trên màn hình. Nếu không chọn gửi bằng Cc hay Bcc thì hệ thống sẽ để mặc định là To. Còn với hai chế độ còn lại thì chỉ cần một nút bấm là bạn đã có thể gửi một email cho nhiều người cùng một lúc.

>> Xem thêm: Email Marketing là gì? Sự lựa chọn tiếp thị hợp lý

Phân biệt Cc và Bcc trong gmail

Sau khi đã hiểu được “Cc trong email là gì” và “Bcc trong email là gì”, hãy tiếp tục tìm hiểu xem sự khác nhau giữa Cc và Bcc là gì? Khi nào thì nên sử dụng những chức năng này trong gmail? Trên thực tế, cả hai đều cho phép bạn gửi bản sao của email đến một hoặc nhiều người khác. Tuy nhiên, hai cách gửi này khác nhau ở một số điểm:

Trường Cc

• Người nhận có thể thấy tất cả các địa chỉ email được đưa vào ô Cc.
• Sử dụng khi bạn muốn thông báo cho người nhận rằng email này đang được chia sẻ với một nhóm người khác.
• Sử dụng khi bạn muốn thông báo cho người nhận rằng họ không phải là người nhận chính của email, nhưng vẫn muốn họ biết về nội dung của email đó để nắm được tiến trình và theo dõi thông tin.
• Thường sử dụng khi gửi email cho các thành viên trong cùng một nhóm làm việc, nhóm học tập,… và không cần người được Cc phản hồi lại email của bạn.

Ví dụ: Giám đốc muốn gửi thông báo cho cấp dưới về cuộc họp quan trọng vào đầu tháng 5. Trong trường hợp này, giám đốc có thể sử dụng Cc để gửi bản sao email thông báo cho quản lý hoặc cho các bộ phận khác trong tổ chức mà không yêu cầu họ phản hồi. Điều này giúp họ nắm được thông tin về cuộc họp mà không cần phải làm phức tạp bằng cách gửi một email riêng biệt.

Trường Bcc

• Người nhận không thể thấy được các địa chỉ email được đưa vào ô Bcc.
• Khi bạn gửi email đến một nhóm người nhưng không muốn mọi người biết danh sách đầy đủ của các người nhận khác.
• Khi bạn muốn bảo vệ quyền riêng tư của người nhận bằng cách không tiết lộ các địa chỉ email khác trong danh sách gửi.

Ví dụ: Một nhà quản lý dự án phát triển phần mềm cần gửi một email thông báo cho một nhóm khách hàng về việc cập nhật sản phẩm. Trong trường hợp này, việc sử dụng Bcc có thể là lựa chọn phù hợp, giúp bảo vệ quyền riêng tư của các khách hàng bằng cách không tiết lộ địa chỉ email của họ cho nhau.

>> Xem thêm: B2B Email Marketing: Bí Quyết Triển Khai Hiệu Quả Và Ví Dụ Thực Tế

Cách gửi Cc, Bcc trong email

Trên điện thoại di động (Android hoặc iOS)

Bước 1: Mở ứng dụng Gmail trên điện thoại. Chọn “Soạn thư”.

Bước 2: Nhập email của người nhận chính. Sau đó chạm vào biểu tượng mũi tên phía bên phải của ô “Đến”. Khi đó màn hình sẽ hiển thị 2 tính năng gửi Cc và Bcc.

Bước 3: Nhập các địa chỉ email của người nhận vào ô “Cc” hoặc “Bcc”.

Bước 4: Viết nội dung email và gửi đi.

Trên máy tính, laptop, PC (Windows hoặc Mac)

Bước 1: Mở trình duyệt web và truy cập vào Gmail. Chọn “Soạn thư”.

Bước 2:  Nhập email của người nhận chính. Sau đó nhấp chuột vào chữ “Cc” hoặc “Bcc” phía bên phải của ô “Đến”. Hoặc bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt máy tính “Ctrl+Shift+C” để mở Cc và “Ctrl+Shift+B” để mở Bcc.

Bước 3: Nhập các địa chỉ email của người nhận vào ô “Cc” hoặc “Bcc”.

Bước 4: Viết nội dung email và chọn “Gửi”.

Một số hạn chế của Cc trong email

Cc giúp người dùng email có thể gửi tin nhắn đến nhiều người một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, chế độ này cũng dẫn đến một vài hạn chế như:

• Email bị quá tải: Khi một email được gửi với quá nhiều địa chỉ Cc, có thể dẫn đến việc hộp thư đến của người nhận bị quá tải. Nguyên nhân là do những email này chiếm dung lượng khá lớn của bộ nhớ Google. Đồng thời, việc quản lý hộp thư đến cũng sẽ trở nên khó khăn hơn.
• Ít bảo mật thông tin: Khi bạn Cc tin nhắn đến người khác thì ngoài người gửi chính thì người được Cc cũng sẽ thấy được thư này. Điều này sẽ vô tình làm tiết lộ những thông tin bảo mật cũng như quan trọng. Và có thể gây ảnh hưởng đến chủ thể chính trong email nếu không có sự cân nhắc kỹ lưỡng trước khi gửi.
• Không thể chủ động kiểm soát: Khi sử dụng tính năng Cc, người sử dụng không thể kiểm soát việc phản hồi hoặc hành động của mỗi người trên danh sách nhận. Các phản hồi và hành động này có thể do sự hiểu lầm hoặc không thực sự cần thiết. Gây ra phiền hà hoặc tình trạng nhầm lẫn, nhất là khi chú thích không rõ ràng trong thư.

>> Xem thêm: Các mẹo xây dựng Email Marketing hiệu quả

Một số câu hỏi thường gặp

Cc và Bcc trong email là hai trường quan trọng và hữu ích nhưng không phải ai cũng hiểu rõ chúng. Hy vọng rằng các thông tin mà TopOnSeek cung cấp sẽ giúp người dùng gmail hiểu rõ Cc trong email là gì, To, Bcc trong email là gì, tùy theo nhu cầu sử dụng và tính chất công việc mà bạn sẽ biết cách linh hoạt lựa chọn sử dụng Cc hay Bcc cho phù hợp.

Xem thêm:

• Email Automation: 5 phút để giúp bạn hiểu từ A-Z
• Best Regards vs. Kind Regards: Cách sử dụng chúng trong mỗi email
• Mailchimp là gì? Phần mềm Email Marketing Tuyệt Vời