Memo là gì? Hướng dẫn cách viết và những ví dụ cụ thể

memo memorandum

Mục lục

Audit website miễn phí

Đánh giá website nhanh chóng để giải quyết các vấn đề về hiệu suất

Audit miễn phí

TOS Editor

15 tháng 4, 2020

Memo là một khái niệm quen thuộc trong kinh doanh và quản lý, tuy nhiên, không ít người vẫn còn mơ hồ về ý nghĩa và cách thức viết memo một cách chuyên nghiệp. Trong bài viết này, TOS sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về memo là gì, sử dụng memo khi nào, cách viết một memo và các mẫu template chuẩn.

Xem thêm:

1. Memo là gì?

Memo (viết tắt của Memorandum) còn được gọi là một bản ghi nhớ hoặc “nhắc nhở”, được sử dụng để liên lạc nội bộ với những việc liên quan đến các thủ tục hoặc kinh doanh trong một tổ chức.

Không giống với email, memo là tin nhắn bạn gửi cho một nhóm lớn nhân viên, như toàn bộ bộ phận của bạn hoặc mọi người trong công ty. Bạn có thể cần phải viết một memo để thông báo cho nhân viên về các sự kiện sắp tới hoặc các thay đổi nội bộ.

*Memo là một bản ghi nhớ (Nguồn: Internet)*

Xem thêm:

2. Phân loại memo và các trường hợp cần sử dụng

Memo có thể được coi như một phiên bản ít trang trọng hơn so với email, và thường được sử dụng bởi quản lý hoặc nhân viên trong nhiều trường hợp khác nhau. Mục đích của việc sử dụng Memo là để thu hút sự chú ý của nhân viên một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đây là lý do tại sao các bản ghi nhớ này thường rất ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Do đó, Memo thường được sử dụng để thông báo về những thay đổi có hiệu lực ngay lập tức hoặc các nhiệm vụ cần thực hiện ngay.

Các thông báo trên Memo thường bao gồm:

Thông báo chính sách mới: Memo được sử dụng để thông báo về các chính sách mới của công ty, những thay đổi về quy trình làm việc hoặc cập nhật về các quy định nội bộ.
Triệu tập cuộc họp: Memo có thể được sử dụng để thông báo về việc triệu tập cuộc họp, nêu rõ thời gian, địa điểm và nội dung cần thảo luận.
Hướng dẫn công việc: Memo thường được dùng để cung cấp hướng dẫn chi tiết về các nhiệm vụ hoặc dự án, giúp nhân viên nắm rõ các bước cần thực hiện và mục tiêu cần đạt được.
Báo cáo tình hình: Memo được sử dụng để báo cáo về tình hình công việc, tiến độ dự án hoặc kết quả kinh doanh. Điều này giúp người quản lý nắm bắt nhanh chóng tình hình hiện tại của công ty hoặc bộ phận.
Đề xuất ý tưởng: Nhân viên có thể sử dụng memo để đề xuất các ý tưởng mới, sáng kiến cải tiến hoặc giải pháp cho các vấn đề đang gặp phải.
Ghi nhận khen thưởng, kỷ luật: Memo có thể được sử dụng để ghi nhận những thành tích xuất sắc của nhân viên hoặc thông báo về các hình thức kỷ luật do vi phạm nội quy.
Chia sẻ thông tin quan trọng: Memo giúp truyền tải các thông tin quan trọng như thông báo nghỉ lễ, các sự kiện sắp diễn ra hoặc cập nhật từ ban lãnh đạo.
Yêu cầu tài liệu hoặc hỗ trợ: Memo có thể được dùng để yêu cầu các tài liệu, thông tin hoặc sự hỗ trợ từ các bộ phận khác trong công ty.
Ghi chú công việc: Memo giúp ghi chú lại các điểm quan trọng trong quá trình làm việc, đảm bảo không bỏ sót thông tin cần thiết.

Sử dụng memo một cách hiệu quả sẽ giúp tăng cường sự giao tiếp nội bộ, đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác và kịp thời, đồng thời giúp tổ chức hoạt động một cách trơn tru và hiệu quả hơn.

*Phân loại memo và các trường hợp cần sử dụng (Nguồn: Internet)*

Xem thêm:

2. Memo Format: Cấu trúc memo

*Cấu trúc chung của biên bản ghi nhớ (Nguồn: Internet)*

Header

Tiêu đề: bạn cần ghi rõ “Memorandum” để người đọc biết chính xác họ đang nhận thông tin gì và mức độ quan trọng của thông tin.

To: Đến người đọc

From: Từ phía bạn

Date: Ngày tháng năm ghi trên memo để người đọc xác nhận memo được viết khi nào

Subject: Chủ đề của memo là gì?

Đoạn một (Mục đích của memo)

Trong đoạn đầu tiên, bạn cần nêu rõ mục đích của memo. Bạn có thể bắt đầu bằng cụm từ “Tôi viết để thông báo cho các bạn” hoặc “Tôi viết để yêu cầu …”. Một memo cần ngắn gọn, rõ ràng và thể hiện đủ quan điểm. Bạn sẽ muốn cung cấp thông tin quan trọng nhất của bạn trước, và sau đó sử dụng các đoạn tiếp theo làm cơ hội để đi sâu vào chi tiết hơn.

Xem thêm:

Đoạn hai (nội dung chi tiết)

Trong đoạn thứ hai, bạn sẽ muốn cung cấp bối cảnh, giải thích lý do, làm rõ cho vấn đề của memo. Ví dụ, giả sử memo của bạn thông báo cho công ty về việc tái tổ chức nội bộ. Trường hợp này, đoạn hai sẽ nói điều gì đó như: “Công ty đang trong giai đoạn phát triển, chúng tôi đã quyết định tách team SEO khỏi team Digital marketing cho hợp lý. Làm như thế này sẽ giúp các team có thể tập trung vào mục đích chính của mình hơn “

Xem thêm:

Đoạn ba (công việc cần làm)

Trong đoạn thứ ba, bạn sẽ bao gồm yêu cầu cụ thể đối với từng nhân viên. Đoạn này bạn liệt kê công việc dạng Bullet để người đọc dễ nắm bắt và theo dõi thông tin. Ví dụ, nếu bạn đang lên kế hoạch du lịch cho công ty, bạn có thể thêm đoạn này vào “Nếu có bất kỳ câu hỏi nào vui lòng gửi email cho phòng nhân sự”.

Ngược lại, nếu bạn thông báo cho nhân viên về việc triển khai xây dựng của tòa nhà sắp tới, bạn có thể nói, “Chúng tôi đánh giá cao sự hợp tác của bạn trong thời gian này”. Ngay cả khi không có bất kỳ hành động cụ thể nào mà bạn mong đợi từ nhân viên của mình, thì việc thêm đoạn vào này như cách bạn hy vọng họ sẽ xử lý tin tức và liệu bạn có mong đợi họ làm gì để đáp lại memo đó hay không là điều hợp lý.

Xem thêm:

Kết thúc

Ở phần này, bạn cung cấp các lưu ý, tài liệu đính kèm nếu có.

3. Memo template: Các mẫu memo

Dưới đây là các mẫu memo thông báo cho bạn tham khảo để tạo ra một bản memo chuyên nghiệp:

*Mẫu biên bản ghi nhớ 1 (Nguồn: Internet)*

*Mẫu biên bản ghi nhớ 2 (Nguồn: Internet)*

*Mẫu biên bản ghi nhớ 3 (Nguồn: Internet)*

4. Lưu ý khi viết Memo

Khi viết một memo, có một số điều quan trọng cần lưu ý để đảm bảo thông điệp được truyền đạt một cách hiệu quả:

Đối tượng và mục tiêu: Xác định rõ đối tượng cần nhận memo và mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được thông qua thông điệp.
Rõ ràng và ngắn gọn: Viết một cách rõ ràng và ngắn gọn, tránh sử dụng ngôn ngữ phức tạp hoặc câu văn dài dòng. Điều này giúp người đọc hiểu nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Tóm tắt ngắn gọn: Bắt đầu memo bằng một tóm tắt ngắn gọn của nội dung chính, giúp người đọc có cái nhìn tổng quan trước khi đọc chi tiết.
Sắp xếp logic: Sắp xếp nội dung theo trình tự logic, từ quan trọng nhất đến ít quan trọng hơn. Điều này giúp người đọc dễ theo dõi và hiểu thông điệp của bạn.
Ngôn từ chính xác và thân thiện: Sử dụng ngôn từ chính xác và thân thiện, tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành hoặc ngôn ngữ quá cứng nhắc.
Thông tin liên lạc: Đưa ra thông tin liên lạc của bạn hoặc của người có thể cung cấp thêm thông tin hoặc giải đáp thắc mắc nếu cần.
Kiểm tra lại: Trước khi gửi memo đi, hãy kiểm tra lại để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp và rằng thông điệp của bạn được truyền đạt một cách chính xác và dễ hiểu.

Những lưu ý này sẽ giúp bạn viết memo một cách hiệu quả và đảm bảo thông điệp của bạn được truyền đạt một cách chính xác và nhanh chóng.

Kết luận

Như vậy qua bài viết này bạn đã biết được memo là gì? Và cách soạn một memo cụ thể ra sao rồi đấy. Chúc bạn thành công với công ty của mình. Nếu thấy bài viết hữu ích đừng quên đăng ký theo dõi và chia sẻ nó nhé!

Nguồn: How to Writing Memo [Template & Examples].com