PDCA là gì? Chu trình PDCA trong quản lý chất lượng

PDCA là một thuật ngữ trong lĩnh vực quản lý chất lượng đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhằm kiểm soát quy trình và cải tiến chất lượng. Để hiểu về mô hình PDCA không khó, tuy nhiên để áp dụng chu trình này một cách hiệu quả cần phân tích và bám sát từng giai đoạn. Hãy cùng TopOnSeek tìm hiểu PDCA là gì và cách thức để vận dụng chu trình này một cách có hiệu quả trong bài viết sau đây.

PDCA là gì?

PDCA là một chu trình cải tiến quản lý được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật vào năm 1950. Đây là một chu trình thực hiện việc theo dõi, thay đổi công việc hoặc mục tiêu đề ra. Với hình ảnh là vòng tròn nằm trên một mặt phẳng nghiêng theo chiều kim đồng hồ, chu trình PDCA cho thấy quá trình quản lý chất lượng là sự cải tiến tuần tự và liên tục không ngừng.

Xem thêm: Target là gì? 7 khái niệm liên quan và cách target thị trường mục tiêu cho doanh nghiệp

PDCA là viết tắt của từ gì?

PDCA là viết tắt của từ Plan – Do – Check – Act đại diện cho 4 công việc cần phải thực hiện liên tục để việc quản lý đạt hiệu quả tối ưu. Cụ thể:

• Plan: Lập kế hoạch.
• Do: Đưa kế hoạch vào thực hiện.
• Check: Đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch.
• Act: Dựa trên kết quả kiểm tra tiến hành điều chỉnh và cải tiến thích hợp.

Ví dụ về chu trình PDCA trong doanh nghiệp

Để hiểu rõ hơn khái niệm PDCA là gì hãy tham khảo ví dụ sau đây:

Ý nghĩa của mô hình PDCA trong doanh nghiệp

PDCA được xem là công cụ quản lý hiệu quả nhất hiện nay bởi những lợi mà chu trình này mang đến cho doanh nghiệp như:

• Là cơ sở giúp các quy trình cải tiến liên tục nhằm đạt được những mục tiêu đặt ra.
• Theo dõi, kiểm soát hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả.
• Khuyến khích các doanh nghiệp thay đổi cách quản lý đạt hiệu quả hơn.
• Có thể áp dụng linh hoạt trong nhiều hệ thống quản lý như ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000,…
• Nâng cao hiệu suất lao động của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
• Duy trì hiệu lực cho hoạt động giám sát các quy trình hay dự án.
• Nâng cao lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.

Vòng tròn PDCA hoạt động như thế nào?

Sau khi đã hiểu PDCA là gì, chúng ta sẽ tìm hiểu cách hoạt động của từng giai đoạn trong chu trình này. Các doanh nghiệp cần phải xác định công việc và nhiệm vụ của từng giai đoạn trong chu trình PDCA để tối ưu hóa kết quả đạt được.

Bước 1: Plan – Thiết lập kế hoạch

Khi lập kế hoạch cho bất kỳ công việc hay hoạt động nào thì doanh nghiệp cần xác định các yếu tố sau đây:

• Các vấn đề cần giải quyết hay phòng ngừa.
• Mục tiêu cụ thể của việc thiết lập kế hoạch.
• Những quy trình cần thực hiện để đạt được mục tiêu đặt ra.
• Những nguồn lực cần thiết để thực hiện kế hoạch.

Bước 2: Do – Thực hiện kế hoạch

Doanh nghiệp cần phổ biến kế hoạch đến các bộ phận có liên quan, sau đó dựa vào nội dung trong bản kế hoạch để triển khai các công việc vào trong thực tế. Đồng thời ghi lại những thông tin, dữ liệu thu thập được trong quá trình thực hiện. Đây là cơ sở để phục vụ cho hoạt động đánh giá kế hoạch trong tương lai.

Bước 3: Check – Kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện

Doanh nghiệp nên tổ chức một cuộc kiểm tra để xác nhận tiến độ và kết quả thực hiện trong thực tế so với các chỉ tiêu đặt ra trong kế hoạch. Việc đánh giá nhằm mục đích phát hiện những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện, từ đó tìm nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng để đưa ra các biện pháp khắc phục sao cho thích hợp.

Bước 4: Act – Hành động để cải tiến

Căn cứ vào các vấn đề nhận định từ hoạt động đánh giá, doanh nghiệp nên thiết lập biện pháp ngăn ngừa và cách khắc phục sao cho phù hợp. Sau đó, cập nhập lại thông tin vào kho dữ liệu để có căn cứ áp dụng vào các dự án trong tương lai.

Xem thêm:

• Chiến lược Marketing là gì? Xây dựng chiến lược Marketing cho sản phẩm hiệu quả
• 7 bước lập kế hoạch Marketing hiệu quả cho doanh nghiệp 2023
• Mẫu lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện, thương hiệu hiệu quả

Chu trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng

Ứng dụng phổ biến nhất của chu trình PDCA đó là tích hợp vào hệ thống QMS theo tiêu chuẩn ISO 9001. Quy trình này sẽ gắn liền với các điều khoản 4 – 10 của tiêu chuẩn ISO 9001.

Plan – Xây dựng kế hoạch

Doanh nghiệp phải đảm bảo việc lên kế hoạch được thực hiện theo chu kỳ tối thiểu 1 lần/năm. Việc này đảm bảo cho kế hoạch luôn được cập nhập, phù hợp với bối cảnh của doanh nghiệp ở thời điểm thực hiện. Trong chứng nhận ISO 9001, việc thiết lập kế hoạch QMS được thực hiện trên 4 điều khoản sau:

Do – Triển khai kế hoạch

Đây là bước đưa kế hoạch vào thực tế thông qua việc áp dụng những quy trình được thiết lập trước đó. Việc thực hiện kế hoạch có liên quan tới một phần thuộc điều khoản 7 và phần lớn là ở điều khoản 8. Cụ thể:

Điều khoản 7.2: Năng lực.

Điều khoản 8: Thực hiện

• Hoạch định, thực hiện và kiểm soát việc thực hiện.
• Yêu cầu về sản phẩm/dịch vụ.
• Thiết kế và phát triển sản phẩm/dịch vụ.
• Kiểm soát các quá trình, sản phẩm/dịch vụ do bên ngoài cung cấp.
• Sản xuất, cung cấp sản phẩm/dịch vụ.
• Thông qua sản phẩm/dịch vụ.

Xem thêm: Chu trình hoạt động? Khung Kaizen trong 5S ? Ví dụ cụ thể

Check – Kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện

Sau khi đã có dữ liệu thu thập được từ khâu triển khai, thực hiện kế hoạch thì doanh nghiệp phải thường xuyên đánh giá, kiểm tra hoạt động của hệ thống QMS. Hoạt động này được tiêu chuẩn ISO 9001 trình bày ở điều khoản 9 – Đánh giá kết quả hoạt động với nội dung như sau:

• Thực hiện theo dõi, đo lường, phân tích, đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng và các dữ liệu thu thập được.
• Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ.
• Xem xét của lãnh đạo.

Act – Hành động để cải tiến

Sau khi kết thúc việc đánh giá, các doanh nghiệp phải xem xét và tiến hành cải tiến. Quá trình này bao gồm khắc phục, xử lý vấn đề phát sinh, thay đổi hoặc đổi mới. Việc cải tiến trong tiêu chuẩn ISO 9001 được mô tả qua các điều khoản sau:

• Sự không phù hợp và hành động khắc phục.
• Cải tiến liên tục.

Hy vọng với những chia sẻ trong bài viết này giúp bạn nắm được khái niệm PDCA là gì cũng như các bước triển khai cụ thể khi áp dụng quy trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng. Đừng quên ghé qua TopOnSeek để cập nhật thêm nhiều bài viết mới về lĩnh vực Marketing.