Workflow là gì? Quy trình xây dựng workflow hiệu quả (kèm mẫu)

Workflow, hay quy trình làm việc, là một khái niệm quan trọng trong kinh doanh hiện đại, đặc biệt trong bối cảnh thị trường cạnh tranh và thay đổi nhanh chóng. Việc tổ chức và quản lý hiệu quả các quy trình làm việc đóng vai trò then chốt trong việc quyết định thành công của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ đi sâu vào bản chất của Workflow, giải thích “Workflow là gì?”, và cung cấp các bước cụ thể để xây dựng và triển khai quy trình Workflow hiệu quả. Cùng Toponseek khám phá ngay dưới đây.

Xem thêm: 

• Top 19 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất năm 2023
• GitHub Actions là gì? CI/CD cùng GitHub Actions
• Machine learning là gì? Ứng dụng thực tế phổ biến nhất 2023
• SEO Facebook là gì? 15 cách SEO thành công nhất năm 2024

Workflow là gì?

Workflow được cấu thành từ work (công việc) và flow (dòng chảy), có nghĩa là dòng công việc, luồng công việc hoặc quy trình công việc. Hiểu một cách đơn giản, workflow là quy trình mẫu áp dụng cho các công việc nhất định. Trong đó, các hoạt động sẽ được triển khai theo thứ tự cụ thể đã được thiết kế trong quy trình mẫu. 

Các workflow sẽ được biểu diễn trực quan thông qua biểu đồ diagram, sử dụng hình ảnh và các ký hiệu, giúp cho người dùng hiểu rõ quy trình cũng như có cái nhìn tổng quan hơn về luồng công việc. 

Xem thêm: Memo là gì? Hướng dẫn cách viết và những ví dụ cụ thể

Workflow thường sử dụng các hình ảnh và ký hiệu để mô tả trực quan quy trình làm việc (Nguồn: Internet)

7 bước để xây dựng workflow hiệu quả

Để có một workflow phù hợp cần lên kế hoạch cụ thể và thực hiện nghiêm túc (Nguồn: Internet)

B1: Xác định nguồn dữ liệu 

Để hình thành một workflow, đầu tiên cần có một cơ sở dữ liệu liên quan. Nguồn dữ liệu này chính là căn cứ quan trọng giúp ích cho quá trình triển trai và hình thành quy trình chuẩn xác hơn. Nhờ đó, hiệu suất và chất lượng công việc cũng có thể được đảm bảo và tăng cường. 

Bạn cần xác định các thông tin, dữ liệu nào là cần thiết để xây dựng đối với từng bước trong quy trình. Dữ liệu có thể bao gồm 2 nguồn chính, cụ thể như sau: 

Nguồn dữ liệu nội bộ: Là tập hợp thông tin và dữ liệu nội bộ được tổ chức sở hữu và lưu trữ bao như: thông tin về nhân sự, dự án, kho hàng, thông tin kinh doanh của doanh nghiệp,…

Nguồn dữ liệu bên ngoài: Là thông tin, dữ liệu thu thập từ các nguồn không thuộc sở hữu hoặc kiểm soát của tổ chức như tin tức thị trường, biến động xã hội,…

>> Xem thêm: Big Data là gì? 8 điều bạn cần biết về Big Data 2023 

B2: Liệt kê các nhiệm vụ cần làm

Hoạt động này góp phần đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả trong quy trình làm việc, hạn chế tối đa sai sót. Nhờ vậy, các thành viên tham gia có thể dễ dàng nắm bắt và theo dõi tiến độ công việc trực tiếp trên workflow.

Để liệt kê các nhiệm vụ cần thực hiện trong quy trình làm việc hiệu quả, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

• Xác định mục tiêu của quy trình.
• Phân tích quy trình và xác định các bước chính.
• Xác định các công việc cần làm.
• Xác định thứ tự và sự liên quan giữa các công việc.
• Phân công công việc cho những nhân sự phù hợp.
• Đánh giá và thay đổi khi cần thiết.

Chú ý: Các nhiệm vụ này phải được mô tả đầy đủ, xác định rõ ràng, cụ thể và theo đúng thứ tự. 

Ví dụ: Quy trình xử lý đơn hàng của khách hàng như sau

1. Tiếp nhận đơn hàng: Nhận đơn hàng từ khách hàng qua các kênh như website, điện thoại, email; ghi nhận thông tin đơn hàng bao gồm: tên khách hàng, sản phẩm, số lượng,..

2. Xử lý đơn hàng: Kiểm tra kho hàng để đảm bảo có đủ sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng; chuẩn bị hàng hóa theo đơn hàng, bao gồm đóng gói, dán nhãn mác; cập nhật thông tin kho hàng sau khi xuất kho.

3. Giao hàng cho khách hàng: Tìm kiếm đơn vị vận chuyển phù hợp với nhu cầu của khách hàng; cung cấp thông tin đơn hàng cho đơn vị vận chuyển; theo dõi tình trạng giao hàng và thông báo cho khách hàng.

4. Thanh toán và chăm sóc khách hàng: Thu hộ tiền hàng từ khách hàng (nếu thanh toán khi nhận hàng – COD) hoặc thu tiền qua ngân hàng; xuất hóa đơn cho khách hàng; giải đáp thắc mắc và hỗ trợ khách hàng sau khi mua hàng.

5. Đánh giá và cải tiến: Theo dõi và đánh giá hiệu quả của quy trình xử lý đơn hàng; xác định những điểm cần cải tiến để nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ; cập nhật và điều chỉnh quy trình khi cần thiết.

B3: Phân công vai trò, người chịu trách nhiệm cho từng bước

Xác định người phụ trách và trách nhiệm cho từng nhiệm vụ cụ thể giúp đảm bảo công việc được phân đúng người, đúng việc và đúng thời điểm. Nhờ đó, tất cả thành viên sẽ nắm được nhiệm vụ, đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả của quy trình. Dựa vào nhiệm vụ cần làm đã được phân tích ở bước 2, bạn sẽ tiến hành phân công vai trò và công việc cho từng bước như sau: 

– Đánh giá khả năng và trách nhiệm của từng người

– Trao đổi và bàn bạc trước với các thành viên dựa trên khả năng và trách nhiệm của họ. 

– Xác định rõ vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của mỗi thành viên. 

– Xây dựng cách thức liên lạc và giao tiếp để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả. 

– Theo dõi và đánh giá kết quả công việc các thành viên. 

– Đảm bảo sự hợp tác và mối quan hệ giữa các thành viên trong quá trình làm việc. 

>> Xem thêm: PDCA là gì? Chu trình PDCA trong quản lý chất lượng

Ví dụ: Phân công trách nhiệm trong quy trình xử lý đơn hàng trực tuyến

1. Tiếp nhận đơn hàng:

• Khách hàng: Đặt đơn hàng trên website hoặc ứng dụng của doanh nghiệp.
• Hệ thống bán hàng: Ghi nhận thông tin đơn hàng và gửi xác nhận đến khách hàng.
• Bộ phận chăm sóc khách hàng: Tiếp nhận các yêu cầu, thắc mắc của khách hàng liên quan đến đơn hàng.

2. Xử lý đơn hàng:

• Bộ phận kho hàng: Kiểm tra kho hàng và chuẩn bị hàng hóa theo đơn hàng.
• Bộ phận đóng gói: Đóng gói hàng hóa, dán nhãn mác và kiểm tra chất lượng.
• Bộ phận vận chuyển: Tiếp nhận hàng hóa từ kho và giao hàng cho khách hàng.

3. Cập nhật thông tin và thanh toán:

• Hệ thống bán hàng: Cập nhật thông tin trạng thái đơn hàng và gửi thông báo cho khách hàng.
• Bộ phận thanh toán: Thu hộ tiền hàng từ khách hàng (COD) hoặc xử lý thanh toán qua ngân hàng/ví điện tử.

4. Chăm sóc khách hàng sau bán:

• Bộ phận chăm sóc khách hàng: Giải đáp thắc mắc, hỗ trợ đổi trả hàng hóa và xử lý các khiếu nại của khách hàng.

B4: Thiết kế hồ sơ quy trình làm việc

Đây là một bước không thể thiếu để hình thành nên workflow diagram. Nó mô tả chi tiết các bước, sự tương tác và tổng hợp các dữ liệu liên quan trong quy trình. Qua đó, mọi người có thể hiểu rõ hơn về quy trình làm việc. Quá trình thiết kế hồ sơ quy trình làm việc sẽ bao gồm các hạng mục như sau: 

• Sơ đồ/ biểu đồ/ mô hình quy trình 
• Mô tả công việc
• Người chịu trách nhiệm 
• Thời gian và tiến độ 
• Nguồn lực
• Tiêu chuẩn đánh giá
• Quy định chung
• Kiểm soát và đánh giá

>> Xem thêm:

• 5S là gì? Ứng dụng quy trình 5S trong doanh nghiệp
• Domain Authority là gì? 10 Bước tăng điểm DA cho website mới nhất

B5: Kiểm tra quy trình công việc đã tạo

Sau khi hoàn thành sơ đồ, cần có sự kiểm tra và đánh giá quy trình công việc, giúp đảm bảo tính khả thi, nâng cao hiệu quả. Đây cũng là cách để tìm ra những lỗi có thể xuất hiện trong quá trình triển khai. Từ đó, có thể tiến hành theo hướng khác để khắc phục và dự phòng. Để kiểm tra quy trình công việc đã tạo, bạn nên thực hiện theo cách làm như sau: 

• Thiết lập các tiêu chí để đánh giá, so sánh về độ chính xác, thời gian, khả năng thực thi, mức độ tin cậy, nguồn lực thực tế,..
• Thu thập các phản hồi, đánh giá từ các bên liên quan để điều chỉnh nếu cần thiết. 
• Đề xuất cải tiến nếu phát hiện lỗi 
• Đánh giá quy trình sau khi điều chỉnh. 

Ví dụ: Kiểm tra quy trình công việc trong xử lý hóa đơn bán hàng

• Đánh giá tính đầy đủ và phù hợp của quy trình: Xây dựng các tiêu chí đánh giá: Mức độ phù hợp của quy trình với quy định của pháp luật về hóa đơn; tính đầy đủ các bước trong quy trình,.. và xây dựng cách thức đánh giá; phân tích tài liệu quy trình; thảo luận với các bên liên quan (bộ phận bán hàng, bộ phận kế toán,…); áp dụng quy trình vào thực tế và đánh giá hiệu quả.
• Xác định và sửa lỗi: Dựa trên kết quả đánh giá ở bước 1, xác định các lỗi hoặc điểm chưa phù hợp trong quy trình, sửa lỗi và điều chỉnh quy trình cho phù hợp.
• Thử nghiệm và hoàn thiện quy trình: Áp dụng quy trình đã sửa đổi vào thực tế và thu thập phản hồi, căn cứ vào phản hồi thu thập được, tiếp tục hoàn thiện quy trình.
• Hướng dẫn và triển khai quy trình: Huấn luyện các bên liên quan về quy trình mới, cung cấp tài liệu hướng dẫn và hỗ trợ sử dụng quy trình, theo dõi và giám sát việc triển khai quy trình.
• Đánh giá hiệu quả: của quy trình sau một thời gian triển khai, dựa trên kết quả đánh giá, điều chỉnh quy trình nếu cần thiết.

B6: Huấn luyện và tổ chức quy trình làm việc đã tạo

Để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong quy trình làm việc, việc hướng dẫn và tổ chức workflow cho các thành viên tham gia là vô cùng quan trọng. Nhờ vậy, mọi người sẽ hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình một cách nhanh chóng. Doanh nghiệp có thể thực hiện các hoạt động sau:

• Hướng dẫn và huấn luyện
• Tổ chức các buổi họp/ đào tạo/ trao đổi
• Triển khai mẫu 1 workflow
• Thiết lập hệ thống thông báo về workflow
• Theo dõi và hỗ trợ nhân sự
• Tăng cường trao đổi, giao tiếp với các thành viên

B7: Triển khai quy trình công việc mới

Khi đã hoàn thành giai đoạn thử nghiệm và đào tạo cho nhân viên, workflow của bạn đã sẵn sàng để triển khai. Ngoài ra, bạn nên áp dụng quy trình cho một nhóm nhỏ để kiểm tra tính hiệu quả của workflow trong một khoảng thời gian xác định. Tuỳ vào kết quả, bạn có thể quyết định có nên tiếp tục áp dụng cho toàn bộ tổ chức hay không hoặc cần có sự điều chỉnh cho phù hợp. 

Các công cụ vẽ sơ đồ quy trình workflow đơn giản và hiệu quả

Có nhiều cách khác nhau để bạn có thể bắt đầu vẽ 1 quy trình Workflow như vẽ trên giấy, trên ứng dụng Word, Googledocs hay một số công cụ chuyên sâu như:

• Canva
• ClickUp
• Lucidchart
• Miro
• SmartDraw
• Whimsical
• ConceptDraw
• Draw.io
• Cacoo
• Creately

>> Xem thêm: Sơ đồ Gantt là gì? Cách vẽ, áp dụng hiệu quả biểu đồ Gantt T1/2024

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng workflow?

Giúp cải thiện hoạt động kinh doanh

Có một workflow phù hợp giúp bạn đảm bảo rằng công việc được hoàn thành bởi những người phù hợp, theo một thứ tự và khung thời gian xác định. Việc trực quan hoá quy trình sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. 

Loại bỏ các quá trình và hoạt động dư thừa

Việc sử dụng, cập nhật và quản lý workflow vào các hoạt động hằng ngày cho phép bạn dễ dàng kết hợp các thay đổi cải thiện quy trình làm việc. Ngoài ra, các bước và quy trình làm việc dư thừa, không cần thiết cũng được phát hiện và dễ dàng loại bỏ

Tối ưu chi phí và nguồn lực

Một sơ đồ workflow tốt có thể giúp bạn xác định thực tiễn tốt nhất và từ đó có thể hợp lý hoá các hoạt động kinh doanh. Khi quy trình được sắp xếp hợp lý và hiệu suất công việc được đẩy nhanh, bạn sẽ cần ít tài nguyên hơn để hoàn thành công việc. Nhờ đó, chi phí có được cắt giảm và kết quả là lợi nhuận sẽ tăng lên. 

Nhanh chóng phản hồi các vấn đề

Có một hệ thống quản lý quy trình workflow giúp người quản lý tổ chức dễ dàng thay đổi và phản ứng với các thay đổi một cách nhanh chóng khi các hoạt động chia sẻ và tương trực tiếp được đồng bộ trong workflow. Nhờ vậy, các thành viên cũng sẽ cảm thấy kết nối và quá trình làm việc cũng được đồng bộ hơn.

Tự động hóa các quy trình

Workflow quy trình hoạt động sẽ giúp cho các đầu việc trở nên rõ ràng hơn. Nhờ đó, các tác vụ công việc cũng được tự động hoá, giúp người quản lý có thể dễ dàng nắm bắt tình hình công việc một cách tổng quan hơn. Việc phân tích hoạt động kinh doanh, nắm bắt xu hướng và quản lý rủi ro cũng dễ dàng hơn. 

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng workflow?

Thời điểm thích hợp để sử dụng workflow

Dưới đây là các thời điểm phổ biến mà doanh nghiệp thường sử dụng mô hình quản trị công việc:

• Công việc có quy trình phức tạp hoặc có liên quan đến nhiều bộ phận, nhiều bên nhân sự.
• Doanh nghiệp chưa tối ưu được các nguồn lực (con người, nguồn vốn).
• Doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu suất và cải thiện công việc.
• Doanh nghiệp muốn cải thiện tính đồng bộ và nhất quán.

Bộ phận nào trong doanh nghiệp thường sử dụng workflow

Những phòng ban dưới đây thường sử dụng workflow trong một tổ chức, doanh nghiệp, cụ thể bao gồm:

• Phòng sản xuất kinh doanh
• Phòng bán hàng
• Phòng marketing
• Phòng đào tạo
• Phòng vận hành 

5 Mẫu workflow phổ biến cho các phòng ban trong doanh nghiệp

Mẫu sơ đồ cho phòng bán hàng

Mẫu sơ đồ cho phòng bán hàng (Nguồn: Internet)

Mẫu sơ đồ cho phòng đào tạo

Mẫu sơ đồ cho phòng đào tạo (Nguồn: Internet)

Mẫu sơ đồ cho phòng vận hành

Mẫu sơ đồ cho phòng vận hành (Nguồn: Internet)

Mẫu sơ đồ cho phòng dự án

Mẫu sơ đồ cho phòng dự án (Nguồn: Internet)

Mẫu sơ đồ cho phòng Marketing

Mẫu sơ đồ cho phòng Marketing (Nguồn: Internet)

Những điều cần lưu ý khi ứng dụng workflow

Trong quá trình ứng dụng, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau: 

• Hiểu rõ quy trình hiện tại của tổ chức và phát hiện, tìm hiểu các vấn đề: Cần nắm vững quy trình làm việc và các vấn đề hiện có của tổ chức, tránh các sai sót và nhầm lẫn. 
• Xác định các đầu việc cần thực hiện: Cần xác định rõ các bước chi tiết trong một quá trình để có những hành động cải thiện phù hợp, đảm bảo hoạt động mạch lạc và hiệu quả. 
• Ưu tiên công việc và bỏ những hoạt động không cần thiết: Dựa trên mức độ ưu tiên để đánh giá các công việc, sau đó loại bỏ những hoạt động dư thừa để tối ưu hoá hiệu suất công việc. 
• Ứng dụng công nghệ để tạo và quản lý quy trình: thực hiện – theo dõi – quản lý và đánh giá nhanh chóng khi áp dụng công nghệ hiện đại vào tổ chức. 
• Đào tạo và hỗ trợ nhân viên: Cần đảm bảo sự đào tạo, hỗ trợ cho các nhân viên khi thực hiện các công việc trong workflow. Ngoài ra, nên có sự giải đáp các thắc mắc kịp thời và nhanh chóng để workflow diễn ra suôn sẻ. 
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả của workflow: Tiến độ công việc cần được update liên tục để các thành viên trong tổ chức có thể theo dõi và kịp thời đưa ra các đánh giá, phương hướng triển khai cho các bước tiếp theo. 
• Cải thiện và điều chỉnh quy trình khi cần: Để đảm bảo sự linh hoạt và phù hợp với các yêu cầu kinh doanh, người quản lý cần có sự theo dõi sát sao và có sự cải tiến, điều chỉnh quy trình khi cần thiết. 

Bài viết này đã cung cấp cái nhìn tổng quan về workflow, giải thích “Workflow là gì?”, chỉ ra lợi ích của workflow và trình bày các bước cụ thể để xây dựng và triển khai quy trình workflow hiệu quả. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích trong việc tối ưu hóa hoạt động tổ chức và kinh doanh.

————————————————————————-

TOS – PREMIUM SEO PERFORMANCE AGENCY

Công ty TNHH TOS (TopOnSeek) – Global Award-winning Agency luôn tự hào là một trong những công ty mang lại giải pháp SEO tổng thể, toàn diện hàng đầu tại Việt Nam. Với hơn 13 năm kinh nghiệm trong ngành cùng với đội ngũ chuyên viên SEO dày dặn kinh nghiệm, TOS cam kết không chỉ cung cấp các dịch vụ như kiểm tra audit website, tăng trưởng lưu lượng truy cập tự nhiên bền vững mà còn tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi mang lại nguồn doanh thu ổn định cho khách hàng.

Công ty TNHH TOS (TopOnSeek) vinh hạnh khi được CLUTCH vinh danh với các danh hiệu:

• Top 3 công ty SEO tại Việt Nam.
• Top 1 công ty SEO cho Cơ Sở Giáo Dục tại Việt Nam.
• Top 1 công ty SEO hàng đầu cho Công nghệ tài chính tại Việt Nam.
• Top 1 công ty SEO cho các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe tại Việt Nam.

QUÝ DOANH NGHIỆP VUI LÒNG LIÊN HỆ ĐỂ HỢP TÁC: 

Hotline: 028 7302 2558

Email: long.bui@toponseek.com

Báo giá: Liên hệ

Địa chỉ: 

• HCM: Lầu 4 Tòa nhà Nguyên Giáp, 42/37 Hoàng Diệu, Quận 4, TP.HCM, Việt Nam. 
• Đà Nẵng: Lầu 6 DanaBook, 76-78 Bạch Đằng, Quận Hải Châu, Đà Nẵng, Việt Nam.